Mittlerweile können Versicherungsnehmer:innen Schadensfallmeldungen oder Rechnungen über verschiedenste Apps oder Online-Portale an ihre Versicherung weitergeben. Dennoch ist die Menge der täglich eingehenden Briefpost in Maklerbüros nur unmerklich geringer geworden. Wenn diese digitalisiert wird, dann profitieren nicht nur Deine Kolleginnen und Kollegen oder Dein Unternehmen davon. Besonders Deine Kundinnen und Kunden haben Vorteile, da der zeitaufwendige Postweg wegfällt. So können sie viel schneller Antworten auf ihre Anliegen erhalten.
Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Bearbeitung
Analoge Dokumente lassen sich nur an dem Ort bearbeiten, an dem sie sich befinden, wodurch die Flexibilität eingeschränkt ist. Hinzu kommen der enorme Zeitaufwand und die hohe Fehleranfälligkeit, wenn Daten vom Papier manuell abgetippt werden müssen. Automatisierte Prozesse sind undenkbar, da Dokumente händisch durch das Büro wandern. Außerdem kann immer nur ein:e Mitarbeiter:in auf die Dokumente zugreifen, was zusätzlich deren Bearbeitung verlangsamt. Apropos zugreifen: Papierdokumente in meterlangen Aktenregalen zu finden, ist ebenfalls ein großer Zeitfresser.
Last, but not least beanspruchen Papierarchive teuren Platz im Büro. Mit der Umstellung auf einen digitalen Posteingang finden all diese Probleme, Zeitfresser und Komplikationen ein Ende. Versicherungsmakler:innen können ihre Prozesse deutlich vereinfachen bzw. verschlanken. Mitarbeiter:innen werden von lästigen Routinetätigkeiten wie dem Abheften oder Suchen von Dokumenten befreit und können die gewonnene Zeit auf zwischenmenschlicher Ebene effektiv nutzen. Kundenanliegen und Kommunikation wird mehr Raum geboten. Ein weiterer Vorteil ist die örtliche Unabhängigkeit. Mit digitalen Postfächern haben Versicherungsmakler:innen dauerhaften Zugriff auf alle Dokumente, die sie benötigen. Das ist vor allem bei Kundenbesuchen und Außenterminen sehr hilfreich. Wenn die Mitarbeiter:innen nicht dazu „verdonnert“ werden sollen, Papieraktenordner zu Kundenbesuchen mitzuschleppen, führt kaum ein Weg an der Digitalisierung des Posteingangs vorbei.
Die Digitalisierung des Posteingangs an Spezialistinnen oder Spezialisten auslagern
Mangels Ressourcen und Know-how ist es dabei empfehlenswert, die Digitalisierung an einen erfahrenen Dienstleister auszulagern. Dazu wird die Briefpost mithilfe eines Nachsendeauftrags oder per Umrouting an dessen Scancenter weitergeleitet oder von ihm abgeholt. Einige bieten alternativ eine Postbox-Adresse an, die Makler:innen ihren Kundeninnen oder Kunden mitteilen und an die die Post dann direkt zugestellt wird. Unabhängig davon, auf welchem Weg die Briefpost zum Dienstleister gelangt, erfolgt anschließend deren Digitalisierung inklusive vorbereitender Tätigkeiten wie das Öffnen der Briefumschläge. Die Dokumente werden dann den Kundinnen und Kunden elektronisch zur Verfügung gestellt. Innovative Dienstleister bieten hierfür cloudbasierte Plattformen oder Apps an. Aber auch der Versand an eine zentrale E-Mail-Adresse ist denkbar.
Dokumente mit wertvollen Informationen anreichern
Zusätzlichen Mehrwert erzielen Versicherungsmakler:innen, wenn der Digitalisierungs-Dienstleister weitere Tätigkeiten übernimmt. Hierzu gehört vor allem das Auslesen der Dokumente über eine intelligente Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) sowie das Extrahieren von Daten wie Absender:innen oder Betreff. Damit lassen sich Dokumente einfacher verwalten, bearbeiten und automatisiert zuordnen. Außerdem werden durch das automatische Auslesen von Text im Zusammenspiel mit künstlicher Intelligenz Dokumententypen automatisch verschlagwortet. So können beispielsweise sämtliche Rechnungen nach Anbieter unter dem entsprechenden Schlagwort gebündelt werden. Dies entlastet die Mitarbeiter, die die gewonnene Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können.
Die Vorteile des digitalen Posteingangs auf einem Blick
- Dokumente effizient verwalten
- Durchsuchbarkeit von Dokumenteninhalten
- Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Informationen
- Schnellere Bearbeitung eingehender Kundenanliegen
- Leistungen der Mitarbeiter:innen steigern
- Kundenzufriedenheit verbessern
- Kein Scannen von Dokumenten, die per Post eingehen
Von diesen Vorteilen profitiert beispielsweise das Maklerbüro „Versicherungen mit Kopf“. So sagt dessen Geschäftsführer Bastian Kunkel:
„Für das Versicherungsgeschäft ist die Postdigitalisierung schlicht unumgänglich. Die administrative Erleichterung, die erhöhte Prozesssicherheit und das Ermöglichen der ortsunabhängigen Zusammenarbeit in Zeiten des Homeoffice machen sie zu einem enorm wichtigen Instrument. Ich kann mir unsere administrativen Prozesse ohne die Digitalisierung der täglichen Briefpost kaum mehr vorstellen.“
Sein Büro spart durch die Digitalisierung der Eingangspost mehr als 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr und ermöglicht seinen Mitarbeiter:innen ortsunabhängiges Arbeiten.
Kriterien bei der Anbieterauswahl zur Postdigitalisierung
- Große Kundenbasis: Diese lässt auf reichhaltige Erfahrungen schließen.
- Agnostische Tätigkeit: Der Dienstleister sollte Post von allen Postunternehmen digitalisieren.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Eine solche Vereinbarung ist Pflicht
- Zeitmanagement: Das Scannen inklusive der digitalen Bereitstellung sollte nicht länger als 24 Stunden dauern. Service Level Agreements und Same Day Scanning sind vertraglich festzuhalten
- Archivierung: Die physischen Dokumente sollten für einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden. Währenddessen kann die Kundin oder der Kunde entscheiden, ob er sie im Original benötigt oder sie datenschutzkonform vernichtet werden können
- Zertifizierungen: Anerkannte Siegel und Zertifizierungen (zum Beispiel nach ISO 9001, ISO 27001 oder den GoBD) weisen auf Vertrauenswürdigkeit hin.
