Was gibt es schon über das Versenden von Anhängen zu wissen? – Aus leidlicher Erfahrung kann ich Ihnen sagen: Anhänge – falsch versandt – sind eine Seuche.
1.) Vermeiden Sie zu lange Anhänge!
Achten Sie unbedingt darauf, nur Anhänge zu versenden, die unter 2 MB groß sind. Dies passiert insbesondere Anfängern oft, die beispielsweise einen Antrag oder eine Führerscheinkopie unkomprimiert als Bilddatei versenden. Da ist so ein Antrag schnell mal 9 MB groß. Zu viel!
Einige Ihrer Empfänger haben vielleicht immer noch Postfächer mit Speicherplatz-Begrenzung. Wer E-Mails seiner Kunden und Freunde nicht mehr erhält, weil Sie ihm ein schlecht komprimiertes Bild gesandt haben, wird verstimmt reagieren. Es gibt auch E-Mail-Systeme die sich aufhängen, wenn zu große Anhänge angefügt sind.
E-Mails sind kurze effiziente Mitteilungen. E-Mails dienen NIE als Datei-Übermittlungsverfahren. Deswegen: Nie E-Mails mit Anhängen über 2 MB versenden.
Sollte ein größerer Anhang zwingend nötig sein, kündigen Sie die E-Mail entsprechend vorher an und fragen um Erlaubnis.
Vielleicht können Sie das Problem jedoch mit einem Komprimierungsverfahren (ZIP oder RAR) lösen.
2.) Benennen Sie alle Anhänge klar.
Furchtbar, wenn alle Anhänge mit irgendwelchen Abkürzungen bezeichnet sind. Oft versenden Kollegen noch Ihr Logo und Bildelemente in der Mail, was dann auch oft als Anhang von den Programmen angefügt wird, wenn der Empfänger lediglich Textmails zulässt.
Der Empfänger muss dann erst X Anhänge öffnen, um raus zu finden, wo der von ihm erwartete Anhang ist. Geben Sie allen Anhängen einen klar umrissenen Namen.
3.) Versenden Sie keine überflüssigen Anhänge
Überflüssig ist in diesem Sinne alles, was der Empfänger nicht benötigt oder erwartet. Witze, Filmchen und lustige Powerpoints sollten Sie nur verschicken, wenn Sie vorher nach Erlaubnis gefragt haben.
4.) Niemals EXE-Dateien
Verschicken Sie nie Programme auf die der Empfänger nicht wartet. Versenden Sie diese immer komprimiert (ZIP oder RAR).
5.) Versenden Sie bevorzugt geschlossene Formate.
Geschlossene Formate sind PDF, Bild-Dateien oder Textdateien (TXT). Mit diesen Formaten kann jeder Empfänger umgehen. Schon bei Dateien aus Office-Programmen (wie beispielsweise .docx) ist dies nicht mehr sichergestellt.
Hallo Oliver,
zu diesem Thema fällt mir ein, dass es evtl. sinnvoll wäre, bei den einzelnen Gesellschaften zu vermerken, wo wir einen Antrag per pdf versenden können und wo er im Original vorliegen muss.
Beste Grüße
Timo Fuhrmann
Stimmt. An dem Thema sind wir dran.
Der Ansatz mit der Komprimierung ist sehr gut. Das werde ich in Zukunft berücksichtigen.