Abrechnungsgeschwindigkeit blau direkt – Fakten statt Gefühl

Immer mal wieder liest oder hört man vom Verdacht, dass die Courtageabrechnungen recht lang dauern.

Oft ist das ein dumpfes Gefühl. Manchmal wird als Beleg auch eine Abrechnungsposition aufgeführt, so wie die 90-jährige rauchende aber kerngesunde Oma beweist, dass Rauchen gar nicht schädlich ist.

Ich habe mir heute spontan die Zeit genommen, die Sachlage einmal faktisch zu überprüfen.

Wie viel unabgerechnete Courtage gibt es aktuell?

Jede Abrechnung wird bei uns unmittelbar nach Eingang in der Buchhaltung erfasst und dann an die Abrechnungsabteilung gegeben. Dieser Vorgang wird durch die Geschäftsführung regelmäßig nachgehalten und streng überwacht, damit wir jederzeit einen genauen Überblick über die vorliegenden Abrechnungen haben. Faktisch gibt es keine uns vorliegenden Abrechnungen, ohne dass diese in unserem System angelegt sind.

Auf diese Weise verfügt blau direkt über ein genaues Controlling. So sieht dieses System in der Praxis aus:

Stand 9:56 Uhr heute Morgen haben wir im System 771.462 Euro unabgerechnete Courtagen.

Wie sind unabgerechnete Courtagen einzuordnen?

771.462 Euro hören sich erst einmal viel an. Doch wie viel ist es tatsächlich?

Dazu können wir einmal auf die schnelle ins Verhältnis setzen, wie viel offene Provisionsnoten/Abrechnungen wir tatsächlich haben, zu denen, die insgesamt bearbeitet werden. Auch das verrät das Controlling der Geschäftsführung:

Aktuell liegen 64 offene Provisionsnoten vor, aus denen sich diese Summe zusammensetzt. Davon 16 neue aus dem Jahr 2018. Der Rest stammt noch aus 2017.

Auch 64 mögen viel klingen. Prüfen wir das genauer.

Im Jahr 2017 gingen 3.709 Provisionsnoten ein. In Schleswig-Holstein gab es 2017 insgesamt 251 Arbeitstage. Dabei fielen insgesamt vier Arbeitstage aus wegen betrieblicher Veranstaltungen, also kommen wir auf 247 Tage.

Pro Tag werden demnach 15 Provisionsnoten vollständig abgerechnet, wobei unsere Provisionsnoten gerade zum Jahreswechsel mitunter bis zu 600 Seiten dick werden. 64 offene Noten entsprechen somit vier Arbeitstagen.

Nun muss man aber auch berücksichtigen, dass die Provisionsnoten/Abrechnungen morgens eingehen und erfasst werden. Dann werden diese über den Tag hin erfasst. Das bedeutet, dass der Rückstand, der ja abends gemessen werden müsste, tatsächlich nur drei Tage beträgt.

Wie lange ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit bis zur Weiterverrechnung?

Die Zahl der Provisionsnoten gibt einen Anhaltspunkt als Maßstab für Bearbeitungszeiten aber sehr ungenau. Es gibt Provisionsnoten, auf denen nur zwei bis drei Positionen sind, während es andererseits zur Hauptfälligkeit auch Abrechnungen mit bis 120.000 Abrechnungspositionen sind. Wir müssen also tiefer graben.

Aussagekräftiger ist die Courtagesumme. blau direkt hat in 2017 ca. 40 Millionen Euro Umsatz erwirtschaftet. Pro Arbeitstag sind dies entsprechend 161.943 Euro. Das ist also auch die Summe, die täglich abgerechnet werden muss.

Sind aktuell 771.462 Euro offen und teilt man dies durch die täglich abzurechnende Summe, zeigt sich, dass hierfür 4,7 Arbeitstage, einschließlich dem heutigen Arbeitstag, erforderlich sind. Zieht man den heutigen Arbeitstag ab, bedeutet dies, dass blau direkt aktuell rund vier Tage benötigt, bis die durchschnittliche Courtage weiterverrechnet wurde.

Vier Tage Rückstand richtig einordnen

1.) Forderungsmanagement statt Verteilung

Die Mehrzahl der Pools verteilt die erhaltenen Courtagen weiter, ohne diese näher zu prüfen. Dies lässt sich mit geringem Aufwand automatisiert bewerkstelligen.

blau direkt betreibt hingegen ein Forderungsmanagement für alle Partner. Das heißt, es wird kontrolliert, ob tatsächlich alle Forderungen abgerechnet wurden und ob dies in der richtigen Höhe geschehen ist. Das ist erheblich aufwendiger.

2.) Jahresschwankungen

Das Versicherungsgeschäft verteilt sich nicht gleichmäßig über das Jahr. Sehr viele Verträge werden jährlich gezahlt. Die überwiegende Zahl hat dann als Hauptfälligkeit den 01. Januar. Das heißt, dass gerade zum Jahresanfang die Zahl der Abrechnungen exorbitant hoch ist. Im Sommer gehen die Bearbeitungszeiten in der Regel massiv zurück, weil vergleichsweise wenig abgerechnet werden muss.

Die Tabelle zeigt die Entwicklung der Bearbeitungszeiten im Vergleich Jahresanfang zur Jahresmitte und vermittelt damit einen guten Eindruck zu den Schwankungen im Arbeitsanfall. Überdies zeigt sie, wie die Entwicklung insgesamt über die Jahre aussieht.

Die Auswertung zeigt deutlich, dass die Abrechnungsabteilung aktuell auf Rekordkurs liegt. So schnell ging es noch nie.

3.) Durchschnittswerte

Durchschnittswerte folgen einer gaußschen Verteilung:

Das bedeutet, bei einem Schnitt von vier Tagen ist exakt die Hälfte nach vier Tagen verteilt.

Negativ betrachtet: Die andere Hälfte verteilt sich irgendwann danach. Unter Umständen kann eine Einzelposition beispielsweise auch mal 60 Tage benötigen, weil dringender Klärungsbedarf besteht. Wenn aber eine Position 60 Tage benötigt, müssen 54 andere Positionen dafür schon nach drei Tagen oder 27 Positionen innerhalb von zwei Tagen abgerechnet sein, damit der Schnitt vier Tage ergibt.

Positiv betrachtet: 50% der Positionen sind in der Regel noch deutlich vor den vier Tagen abgerechnet.

Dass eine Abrechnung besonders schnell da ist, heißt nicht, dass dies für alle der Fall ist. Umgekehrt bedeutet eine verspätete Position aber nicht, dass alles im Rückstand ist. Ein Schnitt ist unbestechlich.

4.) Abrechnung und Geldfluss

Egal wie schnell blau direkt abrechnet, so wird die Courtage aktuell „nur“ zwei Mal monatlich also 14-tägig abgerechnet. Die Abrechnung kann also unmittelbar vor dem Zahlungsfluss erfolgen, dann ist das Geld vier Tage, nach dem wir es erhalten haben beim Makler.

Es kann aber auch sein, dass einen Tag zuvor der letzte Zahllauf stattfand, dann dauert es 18 Tage bis der Makler sein Geld hat.

Für den Durchschnitt kann man entsprechend mit sieben Tagen rechnen. Der Makler hat aktuell also durchschnittlich elf Tage nach uns sein Geld auf seinem Konto.

5.) Einflussbereich von blau direkt

Die Abrechnungsgeschwindigkeit unterliegt nicht ausschließlich dem Einflussbereich von blau direkt. Wenn Abrechnungen fehlerhaft sind, müssen diese vor der Verarbeitung reklamiert werden. Immer wieder kommt es vor, dass Versicherer ihre Dateien ohne Vorwarnung umstellen und diese nicht mehr verarbeitet werden können. Es muss dann erst festgestellt werden, welcher Art die Änderungen sind und unsere IT muss die entsprechenden Anpassungen vornehmen. Auch Fehler in der Abrechnung, die erst reklamiert werden müssen, sind an der Tagesordnung. Eine einzelne große Abrechnung (und je größer sie ist, desto eher befinden sich Fehler darin) kann da schon einmal den ganzen Schnitt um einen Tag drücken, wenn die Klärung mit dem Versicherer zeitaufwendig ist.

Aktuell berichtet mir die Buchhaltung beispielsweise, dass sie tagesaktuell alles, was reinkommt, abarbeitet. Es sind also vor allem die erforderlichen Abklärungen mit Versicherern, die die aktuellen Tagesstände beeinflussen.

Ps.: Unsere Abrechnungsabteilung freut sich übrigens, wenn man ihre Leistung bemerkt. 😉

Oliver Pradetto

Oliver Pradetto ist Gründer von blau direkt und war über 20 Jahre als Geschäftsführer tätig. Als Beiratsvorsitzender begleitet er nun vor allem den strategischen Ausbau.

Das könnte Dich auch interessieren

Neuigkeiten, Unkategorisiert

blau direkt wünscht: Frohe Ostern!