Warum Schreibtische Zeitbomben sind…

Fragen Sie in Unternehmen nach, ob diese Kundendaten mit Respekt behandeln, wird diese Frage fast immer intensiv bejaht werden.

Ein Blick auf die Büroschreibtische straft die Unternehmen Lügen.

Eine kleine Geschichte

„Schatz, Du sollst den Bürgermeister zurückrufen. Er klang ziemlich sauer.“ erklang die Mitteilung auf dem Anrufbeantworter des Handys von Makler Werner B.  Die Frau von Werner B. klang dabei reichlich besorgt in der Stimme.

Kaum hatte Werner B. den Bürgermeister am Apparat, war dieser kaum noch zu normaler Kommunikation fähig. Was Werner B. doch für einen Sauladen hätte und dass er nun verklagt würde. Das ganze Dorf wissen nun schon von seiner Erkrankung. Selbst von Schulkindern würde er öffentlich gehänselt.

Werner B. war die Beschwerde des Bürgermeisters ein Rätsel. Klar. Werner B. hatte den Bürgermeister vor ein paar Wochen persönlich beraten und für die Prüfung des Berufsunfähigkeitsrisikos waren auch die Gesundheitsangaben des Bürgermeisters zur Sprache gekommen. Dieser hatte sich wegen einer Geschlechtskrankheit behandeln lassen. Doch Werner B. hatte davon niemandem erzählt, nicht einmal seiner Frau.

Nach einigen Tagen kam Werner B. die bittere Erkenntnis und rief seinen Sohn zu sich. Im väterlichen Gespräch stellte sich heraus, dass der Sohn am Schreibtisch des Vaters seine Hausaufgaben gemacht hatte. Dabei fiel ihm der offen liegende Antrag des Bürgermeisters ins Auge. Da der Sohn von Werner B. mit dem Sohn des Bürgermeisters in eine Klasse ging, war seine Neugier geweckt. Ohne sich darüber Gedanken zu machen hatte der Sohn später im Streit auf dem Schulhof „Dein Vater hat doch Herpes am Sack“ gebrüllt.

Diese Geschichte war für Werner B. nicht folgenlos. Neben dem Bürgermeister verlor Werner B. in der Folge eine Reihe an Kunden.  Der tobende Bürgermeister beschwerte sich zudem beim Landesdatenschutzbeauftragten, was unangenehme Prüfungen, Gespräche und Auflagen zur Folge hatte. Zudem musste Werner B. ein Ordnungsgeld zahlen.

Wirkung ist ausschlaggebend

Ihrem Kunden ist es egal, ob Sie gute Absichten hatten. Wenn seine Daten in die Hände Dritter gelangen, wird er wenig begeistert sein. Das „Warum“ ist Ihrem Kunden herzlich egal.

Was offen liegt, verletzt Ihre Datenschutzpflicht!

Vertrauliche Unterlagen dürfen nicht offen auf Ihrem Schreibtisch liegen bleiben. Im Fall von Werner B. war es sein Sohn der eine Katastrophe ausgelöst hat. Ebenso gut können aber auch Mitarbeiter, Handwerker, Reinigungskräfte, Bekannte bei einem Blick auf den Schreibtisch Kenntnisse erhalten, die diese nicht erhalten dürfen.

Dabei sind nicht allein sensible Gesundheitsangaben ein Problem. Schon Anschriften können besondere Brisanz entwickeln, wenn diese in die falschen Hände gelangen.

Maßnahmen

• Alle Personen die Zugang zu Ihren Büroräumen haben, müssen eine Datenschutzvereinbarung unterschreiben und intensiv darüber aufgeklärt werden, wie Kunden- & Vertragsdaten zu behandeln sind. Dies gilt insbesondere auch für Reinigungskräfte.
• Kann eine solche Datenschutzvereinbarung nicht erreicht werden,  weil auch Personen Zutritt zu Ihrem Büro haben, bei denen eine solche Vereinbarung nicht möglich ist (beispielsweise Postboten) muss die Sicht auf den Schreibtisch durch den jeweiligen Mitarbeiter für die dritte Person unterbunden werden. Da dies nach Feierabend oder in der Pause nicht gelingen kann, muss der Schreibtisch immer aufgeräumt sein, wenn der Mitarbeiter den Arbeitsplatz verlässt. Das bedeutet alle Kunden- & Vertragsunterlagen müssen vom Schreibtisch (und Bildschirm) entfernt werden. Dies gilt auch beim kurzen Gang auf die Toilette. Dieser Vorsatz muss mit allen Mitarbeitern in einer „Clean-Desk“-Vereinbarung schriftlich fixiert werden.
• Ihre Büroräume müssen fest verschlossen sein, wenn Sie und keine Mitarbeiter mehr im Büro sind. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn Ihr Büro in Ihrer Wohnung untergebracht ist. Ihre Familie darf – auch versehentlich- keinen Einblick erhalten. Dies gilt ganz besonders für Kinder.
• Zum Datenschutz gehört auch die ordentliche Verwahrung und Sicherung der Daten. Haben Sie Katzen oder Hunde? Denken Sie daran sicherzustellen, dass auch Ihre Haustiere keine Kundenunterlagen beschädigen.
• Damit insbesondere in größeren Büros keine unberechtigten Personen unbemerkt eindringen können benötigen Sie Zugangskontrollen. Oft reicht hier schon ein kleines Gerät das piept, wenn die Tür geöffnet wird.

Oliver Pradetto

Oliver Pradetto ist Gründer von blau direkt und war über 20 Jahre als Geschäftsführer tätig. Als Beiratsvorsitzender begleitet er nun vor allem den strategischen Ausbau.