Das Übertragen von Versicherungsbeständen spielt eine immer bedeutendere Rolle. Das Wort Bestandsübertragung beschreibt unter Versicherungsmaklern den komplexen Übergang von Rechten und Pflichten von einem Makler auf einen anderen. Da kommt schnell die Frage auf: Was sind eigentlich die Chancen und Perspektiven von Bestandsübertragungen?
Aktuelle Lage bei blau direkt
Die Herausforderungen durch die Corona-Pandemie haben bei vielen Vermittlern dafür gesorgt, dass sie sich vermehrt Gedanken über eine Konsolidierung ihrer Bestände bzw. Bestandsdaten machen und diese in einem online jederzeit verfügbaren Maklerverwaltungsprogramm (MVP) zusammenfassen. Dadurch ist zum einen die Anzahl der Importaufträge von 1.968 im Jahr 2019 auf 2.457 im Jahr 2020 gestiegen. Dies entspricht einer verarbeiteten Vertragsdatensatzzahl von 520.774 Stück! Beide Abteilungen – Import und Bestandsübertragung (BÜ) – arbeiten hier Hand in Hand, denn ohne Import ist keine Übertragung möglich. Durch stetige Prozessoptimierungen ist es im Bereich Datenimport trotz der Auftragssteigerung nach wie vor möglich, dass das Volumen von einer Person aufgefangen wird. Ähnlich sieht es im BÜ-Bereich aus.
Unterschied zwischen Import und Bestandsübertragung
„Import” beschreibt salopp gesagt, dass die Grundvertragsdaten sowie die dazugehörigen Versicherungsnehmerdaten zeitsparend per GDV- oder Excel/CSV-Datei gesammelt angelegt werden, ohne dass jemand händisch Kunde für Kunde bzw. Vertrag für Vertrag eintippen muss. Der Importprozess beginnt bei der Datenbeschaffung bei den Gesellschaften und endet, sobald die Verträge in unserem MVP (Ameise) korrekt angelegt sind und keine Rückfragen hinsichtlich der Datenanlage mehr bestehen.
Die BÜ kümmert sich anschließend darum, dass die Betreuung der importierten Verträge rechtlich auf blau direkt übergeht. Da jeder Versicherer die Daten anders zur Verfügung stellt und auch hinsichtlich der BÜ abweichende Vorgaben bestehen, stellen wir unseren Partnern alle nötigen Informationen zur Verfügung. Diese umfassen die richtige Datenbeschaffung und die anschließende Bestandsübertragung. Diese Informationen findet man zu jeder Tag- oder Nachtzeit in der Knowledge Base, aber auch in der Import-Fibel und der BÜ-Fibel. Unsere Partner können die BÜ‘s also jederzeit unter der richtigen Anleitung vorbereiten und in Auftrag geben.
Hohe monatliche Auftragslage
Aktuell verlassen Aufträge zur BÜ für rund 20.000 Versicherungsverträge unser Haus – und das in einem Monat. Das sah im letzten Jahr zur gleichen Zeit noch etwas anders aus. Im Februar 2020 waren es zum Beispiel 10.000 Versicherungsverträge. 2020 lag der Durchschnitt bei 15.500 Verträgen im Monat. Wir verzeichnen also einen starken Anstieg. Und hier sind die BÜs im Zuge unserer Kooperation mit der WIFO GmbH noch gar nicht mit eingerechnet. Dabei macht es keinen Unterschied, worauf das Geschäftsmodell des Maklers ausgelegt ist. Es übertragen alle Maklerpartner, mit denen wir zusammenarbeiten. Denn jeder – egal ob Einzelunternehmer oder Vertriebsstruktur – gewinnt neue Kunden und möchte diese so schnell wie möglich gut betreuen und seine Courtagen bekommen.
Zweck und Vorteile einer BÜ
Klarer Vorteil gegenüber allen Marktbegleitern ist der Technologiefortschritt. Dank diverser Schnittstellen zu den Versicherungsunternehmen spürt ein Makler nach seinen BÜs schnell die Zeitersparnis, die damit einhergeht. Dokumente werden automatisch hinterlegt und die Vertragsdaten werden automatisch aktuell gehalten. Der Innendienst kann schnell andere Aufgaben übernehmen und gewinnbringend eingesetzt werden. Zusätzlich bekommen die Endkunden mit der blau direkt App simplr die Möglichkeit, sowohl mit dem Internetbrowser als auch mit dem Smartphone oder Tablet auf diese Daten und Dokumente zuzugreifen – jederzeit. Dies ist auch möglich, wenn sie sich während des Urlaubs im Ausland befinden und dort belegen müssen, dass ein eventueller Krankheitsfall abgesichert ist (die aktuelle Lage lassen wir mal außen vor). Ein Einzelunternehmer wird seinen Kunden kaum eine eigene Smartphone-App anbieten können. Auch für größere Vertriebe ist es ein kostenintensives Unterfangen, sich selbst etwas zu „stricken“.
Prozessoptimierung – Import
Was genau hat blau direkt eigentlich zur Optimierung des Prozesses im Import-Bereich gemacht?
- Erstens haben wir stark automatisierte Importtools gebaut. Größenteils haben wir nur Überwachungs- und Kontrollaufwand.
- Zweitens haben wir den Importservice grundsätzlich als Servicebestandteil in die Kooperationsvereinbarungen integriert – so muss der Vermittler das nicht mehr selbst machen.
- Drittens haben wir die Datenbeschaffung vereinfacht. Früher haben wir immer an die Versicherer verwiesen, heute haben wir Anleitungen für fast jeden Versicherer. Die Datenbeschaffung ist für den Vermittler quasi „Malen nach Zahlen“.
Prozessoptimierung – Bestandsübertragung
Und was hat blau direkt zur Optimierung des Prozesses im BÜ-Bereich gemacht?
In der BÜ mit Maklervollmacht schauen wir uns ständig die Prozesse an und hinterfragen sie. Hierzu setzen wir uns in unserem Department alle 2 Wochen zusammen und besprechen die Dinge, die uns aufgefallen sind. Kleine Dinge kann man auch auf kurzem Dienstweg besprechen, umfangreichere Themen sind Tagesgeschäft eher schwieriger. Ein Beispiel: Viele Versicherer senden uns BÜ-Bestätigungen auf dem Postweg zu und spielen sie bereits über die elektronischen Schnittstellen parallel in unsere Ameise. Das Abstellen des Postversands erspart allen Beteiligten kostbare Zeit – und schont zudem auch noch unsere Umwelt.
Auch bei den BÜs kompletter Agenturen haben wir in den letzten Jahren enorm aufgeräumt. Begonnen hat alles mit einer kleinen Tabelle mit zwei Spalten: Erstens – was wird in dem Prozessschritt gemacht? Zweitens – wie lange dauert der Prozessschritt?
Anschließend haben wir uns die Tabelle angeschaut und bewertet, welche Prozessschritte richtige Zeitfresser sind und welche zuerst optimiert werden müssen. Ich persönlich finde auch den Spruch, welchen man auf vielen Postkarten oder T-Shirts findet, richtig klasse: „Alle sagten das geht nicht! Und dann kam einer, der wusste das nicht und hat es einfach gemacht!“
Ein Blick in die Zukunft
Ein wichtiger grundsätzlicher Punkt ist das Thema Nachhaltigkeit. Denn ein Prozess mag zwar für den Moment optimal laufen, nur kann sich dies durch geringfügige Abweichungen schnell ändern. Deswegen ist ein Überwachungsmedium ein wichtiges Instrument innerhalb einer Prozessoptimierung. Ein banales Beispiel hierfür ist die E-Mail-Adresse, an die wir den BÜ-Auftrag schicken. Wenn sich diese ändert oder ein Versicherungsunternehmen für die BÜ eine eigene Adresse anlegt, bekommen wir es nur dann mit, wenn uns das auch mitgeteilt wird. Hierzu messen wir bei jedem Versicherungsunternehmen die durchschnittliche Zeit, die eine BÜ bis zur technischen Aktivierung benötigt. Wenn diese Zeit sich rapide verlängert, fragen wir beim Unternehmen nach, woran das liegen kann, und haben somit einen schnellen Lösungsansatz.
Mein Wunsch wäre eine nach einem gewissen Standard automatisierte Abarbeitung von BÜs beim Versicherer, der eine BÜ innerhalb weniger Momente komplett durchführt. Dann hätten wir die „eierlegende Wollmilchsau“. In der Theorie existiert dieser Standard sogar schon seit ein paar Jahren. Allerdings wird er von vielen Versicherern leider noch nicht ausreichend „gelebt“.
Auch beim Thema Datenbeschaffung bzw. Bereitstellung der Importdateien ist es notwendig, dass die Prozesse bei allen Versicherern stark vereinfacht und vereinheitlicht werden.
Zusammenhang Maklerrente und BÜ
Damit die Maklerrente bezogen werden kann, ist es notwendig, dass die Verträge des Maklers auf blau direkt übertragen werden. Daher ist es wichtig, zum richtigen Zeitpunkt die Weichen zu stellen, indem man rechtzeitig mit der BÜ beginnt. Und dafür gilt: ohne Import keine BÜ.
Weitere Informationen
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