simplr bietet Euch mit dem aktuellsten Update eine Erweiterung, die Euch Eure Arbeit erheblich erleichtert. Ihr könnt Kunden jetzt nicht nur Versicherungsdokumente, sondern auch Notizen, Protokolle, Bilder und andere Dateien in der App zur Verfügung stellen.
Ein ganz besonderer Nutzen, über den Ihr Euch freuen werdet, ergibt sich für ein lang bestehendes Problem aus den Dokumentationspflichten der Vermittlerrichtlinie.
Dokumentationspflicht weitreichender als viele glauben
§ 61 VVG belastet Vermittler mit umfassende Beratungs- & Dokumentationspflichten. Anders als viele Marktteilnehmer glauben, gilt dies nicht nur bei der Vermittlung von Versicherungen, sondern auch dann, wenn unabhängig vom konkreten Verkauf, die Situation des Kunden dazu Anlass gibt.
„Der Versicherungsvermittler hat den Versicherungsnehmer, soweit nach“…“ der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, …, zu beraten… . Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 zu dokumentieren.“
Das ist in der Praxis für viele Kollegen problematisch. Während für die klassische Beratungssituation in der Regel feste Abläufe mit Beratungsprotokollen oder Beratungssoftware bestehen, kommen anlassbezogene Beratungssituationen oft zwischen Tür und Angel vor. Viele von Euch haben dafür noch keine bequemen und gesicherte Dokumentationsprozesse.
Stellt der Kunde beispielsweise einfach eine Mail, ob dies oder jenes in seinem Versicherungsschutz enthalten sei, antwortet Ihr vermutlich unkompliziert per Mail. Doch wird das auch – wie in §61 VVG gefordert – dokumentiert?
Im Maklerverwaltungsprogramm von blau direkt bzw. Arisecur könnt Ihr sämtliche Kommunikation zum Kunden erledigen. Vollautomatisch wird dabei sämtliche Kommunikation via Mail, Chat oder SMS dokumentiert. Ihr braucht keinen zusätzlichen Handschlag mehr. Ebenso einfach lassen sich telefonische oder persönliche Beratungen festhalten.
Dokumentation – nichts wert ohne Übermittlung
Leider ist damit nur ein Teil des Problems erledigt. Ein wesentlicher Fallstrick verbirgt sich in §62 Absatz 1 VVG.
„Dem Versicherungsnehmer sind die Informationen … nach § 61 Abs. 1 … klar und verständlich in Textform zu übermitteln.“
Anders als viele Makler glauben, genügt es nämlich nicht sämtliche Beratungsprozesse zu dokumentieren, vielmehr muss jede (!) Dokumentation in Textform erstellt und dem Kunden übermittelt werden. In der Theorie bedeutet dies, dass der Makler praktisch jede Kommunikation mit dem Kunden, also auch jedes Telefonat, jede Mail und jeden Chat im Nachgang aufschreibt und dem Kunden eine Kopie zukommen lässt. Wer kann das manuell noch leisten?
simplr löst Probleme von VVG-Dokumentationspfichten
An diesem Punkt hilft Euch das neue Update von simplr. simplr ist voll vernetzt mit Eurem Maklerverwaltungsprogramm.
Alles was im Maklerverwaltungsprogramm dokumentiert wird, wird von simplr vollautomatisiert in die gesetzlich vorgeschriebene Textform gebracht und kann dem Kunden auf sein Smartphone übermittelt werden.
Es reicht aus, dass Ihr die Dokumentation im MVP erstellt oder einstellt. Die Übermittlung nach §62 VVG leistet simplr auf Wunsch selbsttätig. Das Dokument muss dem Kunden lediglich „sichtbar“ gemacht werden und schon hat er es auf sein Smartphone übermittelt.
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Welche Erfahrungen hast du mit simplr gemacht?
Hört sich gut an, aber genau jetzt wäre die vor ca. einem Jahr angündigte PushNachricht so wichtig … wir hoffen weiter.
Die Hoffnung stirbt zuletzt 😉
Ansonsten sind wir natürlich über jeden Fortschritt dankbar.
Da habe ich gleich ein Beispiel. Ich schrieb dem Kunden am 07.01.2017 u.a.:
Hast Du Dir unsere App Simplr mal angesehen? Mich interessiert natürlich, wie die so bei den Kunden ankommt. Die Zugangsdaten hatte ich Dir zu Deinem Geburtstag, am 1.09.2016 gesendet. Guckst Du Dir die mal an?
Antwort vom Kunden heute:
Ich habe heute die App ausprobiert, das ist eine ziemlich gute Variante! Nochzumal man Telefonnotizen und weitere Details besitzt, die man sonst alle irgendwo notieren müsste! Super!
Stellt der Kunde beispielsweise einfach eine Mail, ob dies oder jenes in seinem Versicherungsschutz enthalten sei, antwortet Ihr vermutlich unkompliziert per Mail. Doch wird das auch – wie in §61 VVG gefordert – dokumentiert?
Hierzu kurze Nachfrage: Wenn ich dem Kunden per Mail antworte, dann sind doch die Antworten in Textform und das Ganze ist doch nachvollziehbar im Emailsystem archiviert mit Datum und Uhrzeit.
Wie hat dann noch eine Dokumentation zu erfolgen ?
Moin Herr Matthiessen,
guter Punkt, vielen Dank dafür!
Gerne greife ich diesen kurz auf.
Mit der Kalender- & Mailverwaltung von blau direkt werden sowohl eingehende als auch ausgehene E-Mails gemäß der Dokumentationspflicht in das Maklerverwaltungsprogramm archiviert.
Das dürfte den Arbeitsalltag erheblich erleichtern da man seiner Dokumentationspflicht deutlich leichter nachkommen kann.
Kommen Sie bei Fragen hierzu gerne auf uns zu.