Selbstorganisation ist ein wichtiger Schritt für mehr Lebensqualität, daher ist es wichtig seine kostbare Zeit bestmöglich zu investieren. Ordnung im papierlosen Büro spart Zeit, steigert Effizienz und erleichtert den Arbeitsalltag in vielen Situationen. Mittlerweile ist Festplattenplatz im Überfluss vorhanden und man vergisst schnell, sich Gedanken über ein geeignetes Ordnungssystem zu machen – genauso sieht es im übrigen bei den meisten E-Mail-Postfächern aus. Und dann passiert es – es wird unübersichtlich!
Zunächst muss man nätürlich erst einmal Zeit investieren – eine Investition die sich allerdings auszahlt. Ein übersichtliches Ablagesystem und somit ein sinnvolle Ordnerstruktur kann ganz individuell an seine persönlichen Vorstellungen angepasst werden.
Ziele:
- Zeitersparnis bei der Suche
- Übersichtlichkeit
- Vereinheitlichung der Ordnerstrukturen
- Differenzierbarkeit von Dateien
- schnellerer Zugriff
- aussagekräftige Dateinamen
Und so funktionierts:
1. Versuchen Sie Struktur zu schaffen, in dem Sie 5-10 Hauptordner benennen. Dies ist zum einen übersichtlich und zum anderen haben Sie immer noch genug Möglichkeiten in Unterordner zu gliedern.
Beispiele für Ordner der obersten Ebene:
- Finanzen (Rechnungen, Kontoinformationen, Anlagen)
- Personal (Arbeitsverträge, Personalakten, Bewerbungen)
- Projekte (Verträge, Schriftverkehr)
- Marketing (PR-Aktionen)
- Vertrieb/Einkauf (Verkaufsaktivitäten)
- Ideen (Einfälle, Überlegungen, Gedanken)
- KnowHow (persönliches Wissensarchiv)
2. Wann haben Sie das letzte Mal aufgeräumt? Jeder kennt es – im Laufe der Zeit sammeln sich zahllose Dokumente und Dateien an. Hierbei ist wahrscheinlich die Hälfte nicht mehr zu gebrauchen. Daher – misten Sie rechtzeitig aus und beseitigen überflüssige Speicherkapazität! Mein Tipp: blocken Sie sich einen festen Termin einmal im Quartal in Ihrem Kalender.
3. Wichtig ist das Vergeben von eindeutigen Dateinamen. Es soll sichergestellt sein, dass Sie von vornherein wissen, wie aktuell und relevant die Datei ist und was sie beinhaltet. So können Sie vermeiden, dass Sie später mehrere Dateien öffnen müssen, um die richtige zu finden.
Hierbei ist zu beachten:
- Verwenden Sie stets das Dokumentendatum!
- Keine Abkürzungen verwenden, damit auch ggf. ein Außenstehender die Datei finden kann.
- Das Datum einfach falsch herum schreiben. Das heißt, Jahr-Monat-Tag. Dabei ist egal ob Sie es 2014_06_27 oder 2014.06.27 oder 2014 06 27 schreiben. Die Schreibweise ist Ihnen überlassen, wichtig ist nur, dass Sie stets die selbe benutzen.
- Verwenden Sie, wenn möglich keine zu langen und komplexen Dateinamen.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Umlauten.
Fazit: Ordnung hilft sinnloses Suchen zu vermeiden, trägt zur Qualitätssicherung bei und spart Zeit und Nerven!
Kurz knapp und nützlich. Vielen Dank für diese klasse Tipps.
Aber eine Frage: Warum ist es heute noch problematisch Umlaute zu verwenden?
Problematisch werden Umlaute immer dann, wenn Sie aus Ihrer gewohnten Umgebung Datein an anderen Orten nutzen oder speichern. Grundsätzlich gibt es heute in der Tat nicht mehr soviele Probleme mit Umlauten, jedoch sind diese immernoch existent und treten immer dann auf, wenn verschiedene Zeichencodierungen genutzt werden. Nicht jede Zeichencodierung wie zum Beispiel UTF8 kennt Umlaute. Daher würde ich dieses Thema eher als eine Empfehlung von mir ansehen! 😉
Wenn man einmal ein System in der Organisation hat, lebt man wirklich viel einfacher 😉 Ich persönlich habe es mir angewöhnt alle Dateien/Ordner komplett in Kleinbuchstaben zu benennen, ohne Umlaute, einfach damit, falls mal was im Web hochgeladen muss nicht noch mehr arbeit auf mich zukommt.