Kommunikation im Innendienst – Einfach und schnell

In einem vorherigen Blogbeitrag haben wir uns angeschaut wie man seine eingehenden E-Mails effizient organisieren kann.

Auf die Organisiation wirkt sich aber auch das eigene Handwerkszeug aus. Unterstützt Sie Ihr Mailpostfach eigentlich in Ihrer täglichen Arbeit oder ist es nur ein Mittel zum Zweck?

Nehmen wir ein einfaches Beispiel:

Ihr Unternehmen hat 6 Mitarbeiter. Jeweils 2 Mitarbeiter arbeiten bei Ihnen in der Abteilung Antrag, Kundenbetreuung und Vertrag.

Die Mitarbeiter sollen sich in den verschiedenen Abteilungen gegenseitig unterstützen sowie in die Postfächer des jeweils anderen Einblick erhalten, damit zum Beispiel Anträge an die Antragsabteilung schnell bearbeitet werden können.

In der Abteilung Kundenbetreuung sitzt zudem der Geschäftsführer des Unternehmes und soll hierbei eine Ausnahme bilden, so dass niemand in sein Postfach Einblick erhalten darf.

Wie soll das funktionieren?

Das blau direkt E-Mailprogramm beinhaltet eine umfassende Berechtigungssteuerung mit dessen Hilfe Sie Ihre internen Strukturen im Unternehmen auf die Organisation Ihres Mailverkehrs übertragen können.

Um verschiedene Mitarbeiter zu einer Abteilung zu zuordnen, besteht der erste Schritt darin die Abteilung anzulegen. Hierzu rufen Sie im Maklerportal den Punkt Verwaltung (1) auf und wählen den Reiter Abteilung (2) aus.

Auf der sich nun geöffneten Seite haben Sie die Möglichkeit Abteilungen anzulegen (3) und schon vorhandene zu administrieren (4).

In unserem Beispiel legen wir die Abteilungen Antrag, Kundenbetreuung und Vertrag an.

Wie kann ich nun aber einen Mitarbeiter zu einer Abteilung zu weisen?

Wollen Sie nun Ihre Mitarbeiter eine oder mehere Abteilungen zuweisen, rufen Sie einfach ebenfalls über den Menüpunkt Verwaltung den Reiter Mitarbeiter auf. Hier finden Sie alle von Ihnen im vorhinein angelegten Mitarbeiter wieder.

Bearbeiten Sie jetzt einen Ihrer Mitarbeiter, den Sie einer Abteilung zu weisen wollen. In der sich nun geöffneten Bearbeitungsansicht finden Sie neu den Punkt Abteilungen (1). Klicken Sie hier einfach die betreffende Abteilung an oder wählen mit einem Druck auf die Taste „STRG“ mehrere Abteilungen aus.

Wechseln Sie anschliessend auf den Reiter Rechte & Privatsphäre und stellen ein, ob das E-Mailpostfach für andere Mitarbeiter sichtbar sein soll oder nicht.

Haben Sie dem Mitarbeiter eine Abteilung zugeordnet und das Postfach für andere sichtbar gestellt, taucht es in der E-Mail Verknüpfung im Maklerportal für alle Mitarbeiter der Abteilung in der Auswahl auf (2).

Was gilt es rechtlich zu beachten?

Bei E-Mailpostfächern kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter private Korrespondenz an die eigene geschäftliche E-Mailadresse senden lassen. Dieses führt zu einer wichtigen Thematik, die jedes Unternehmen im Vorwege klären muss. Hierzu haben wir unsern eigenen Datenschutzbeauftragen Jonas Hoffheinz befragt.

Welches Problem stellt sich für den Arbeitgeber, wenn Arbeitnehmer den Firmen-E-Mail-Account privat nutzen, egal ob dies ausdrücklich erlaubt oder nur geduldet wird?

Es entsteht ein Anbieter-Nutzer-Verhältnis, der Arbeitnehmer muss hierbei das Fernmeldegeheimnis beachten. Sofern E-Mails im Firmennetzwerk archiviert werden oder der Arbeitgeber den privaten E-Mail-Verkehr überprüft, befindet sich der Arbeitergeber im strafrechtlich relevanten Bereich.

Jonas Hoffheinz, Datenschutzbeauftrager von blau direkt

Welche Lösungsansätze gibt es?

Generell könnte in der Firma ein privates E-Mail-Verbot vereinbart werden.
Dies ist jedoch nicht immer erwünscht und könnte auch zu einem schlechten Betriebsklima führen, wenn die private Nutzung sich bei den Mitarbeitern bereits etabliert hat.

Die schönere Lösung wäre eine Betriebsvereinbarung zur privaten E-Mail-Nutzung.

Im Rahmen einer Betriebsvereinbarung lässt sich eine „beschränkte” private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts sauber regeln und unangenehmen Überraschungen vorbeugen. In der Betriebsvereinbarung sollten auch regelmäßige Kontrollen und arbeitsrechtliche Konsequenzen bei Verstößen festgelegt werden.

Jonas Hoffheinz, Datenschutzbeauftrager von blau direkt

Marvin Kowalski

Marvin Kowalski ist als Head of Support bei blau direkt tätig.