Wie Sie Ihre Mailverteiler "sauber" halten

Kennen Sie das auch? Nach der Durchführung von Bestandsmailings kommen in Ihr Postfach einige E-Mails mit dem Betreff „undelivered Mail returned to sender“ oder ähnlichem zurück.

Doch was hat es hiermit auf sich? Was sollten Sie hiermit tun?


Sieht man sich diese „undelivered Mails“ einmal genauer an, so ist es nicht verwunderlich, dass viele vom Inhalt abgeschreckt werden und diese dann einfach als bedeutungslos abstempeln und löschen.

Bedeutungslos?

Bei diesen „undelivered Mails“ handelt es sich um eine sogenannte Bounce Message (englisch: bounce – abprallen, zurückwerfen), auch Non Delivery Notification (NDN) oder kurz Bounce genannt.
Dies ist eine Fehlermeldung, die von einem Mailserver automatisch erzeugt wird, wenn eine E-Mail nicht zustellbar ist.

Welche Inhalte hat nun eine Bounce Message?

Eine Bounce Message enthält in der Regel verschiedene Hinweise, die dem Absender der unzustellbaren E-Mail helfen herauszufinden, warum seine Nachricht nicht zustellbar war. Dazu gehören:

  • Datum und Uhrzeit, z. B. Date: Mon, 20 Jun 2005 16:59:51 +0200
  • Der Mailserver, der die Fehlermeldung erzeugt hat, z. B. host mail.example.com [192.0.43.10]
  • Der Grund, aus dem die Nachricht unzustellbar war, z. B. 550 Diese E-Mail Adresse existiert nicht. sorry, no mailbox here by that name (#5.1.1)

Der Header einer unzustellbaren E-Mail kann beispielsweise wie folgt aussehen:

—— This is a copy of the message, including all the headers. ——
Return-path: <postmaster@mail.example.org> Received: from postmaster by mail.absen.der with local (Exim 4.41)
id 1DkNkc-000OXB-Ib; Mon, 20 Jun 2005 16:59:50 +0200
Date: Mon, 20 Jun 2005 16:59:50 +0200
From: <postmaster@example.org> To: postmaster@mail.example.com
Cc: *deleted*
Subject: Re: testing
Message-ID: <20050620145950.GZ61818@mail.example.org>
References: <diie.000004250005303d@mail.x.y> <20050614161552.GU3604@mail.example.org>
Mime-Version: 1.0
Content-Type: text/plain; charset=us-ascii
Content-Disposition: inline
In-Reply-To: <20050614161552.GU3604@mail.example.org>

Danach folgt bei den meisten Anbietern der Inhalt der Ursprungsmail. Was genau hier zu lesen ist, kann jedoch stark von Anbieter zu Anbieter variieren. Bei einigen Anbietern gibt es beispielsweise nur den Betreff der ursprünglichen E-mail zurück.

Welche Ursachen treten häufig auf?

Die mit Abstand häufigsten Ursachen für Bounce Messages sind eine fehlerhafte Adressierung, wie zum Beispiel:

  • 550 sorry, no mailbox here by that name
  • 550 Empfaenger unbekannt / recipient e-mail adress unknown
  • 550 5.1.1 <smtpchocolate_dai811013@****>… User unknown
  • 550 Diese E-Mail Adresse existiert nicht. sorry, no mailbox here by that name (#5.1.1)

In den Beispielen gibt es die angeschriebene E-mailadresse nicht. Dieses kann daran liegen, dass der Kunde sein Konto bei einem Dienst wie t-online.de, gmx.de oder web.de gelöscht hat oder in der E-mailadresse ein Schreibfehler enthalten ist.

Was sollte man also tun?

Ganz klar – reagieren! Schauen Sie sich die Ursache der fehlgeschlagenen Zustellung an und teilen dem Mailadresseninhaber unbedingt mit, dass Sie eine Mail nicht zustellen konnten und – ganz wichtig – welchen Grund es hierfür gab.
Sollten Sie aus der Bounce Message nicht auf Anhieb erkennen können, welche Ursache für eine fehlende Zustellung vorliegt, so empfiehlt es sich, diesen Grund eins zu eins in Google zu kopieren.
Das Suchergebnis verrät hier den Grund sowie eine mögliche „Übersetzung“.

Welche Gefahren vermeiden Sie durch diese Bearbeitung?

  • Tappen Sie nicht in Spamfallen, sogenannte Honigtöpfe (engl. Honeypots). Die Honigtöpfe sind meist alte nicht mehr genutzte E-Mailadressen, die der jeweilige Provider selber nutzt. Hinter den Adressen steckt jedoch kein Mensch mehr und somit wird auf diese E-mailadresse kein Mailverkehr erwartet. Sollten Sie aus versehen eine solche E-mailadresse anschreiben, kann es dazu führen, dass Sie direkt auf einer „schwarzen“ Liste landen, was uns zum nächsten Punkt bringt.
  • Laufen Sie nicht Gefahr, auf schwarzen Listen zu landen, bzw. als Spammer eingestuft zu werden. Bearbeiten Sie umgehend solche Rückmeldungen, damit Sie nicht nochmal an eine fehlerhafte E-Mailadresse E-mails versenden.
  • Vermeiden Sie E-Mail-Loops, die durch eingestellte Autoresponder in Zusammenhang mit Bounces entstehen können. Das kann passieren, wenn Ihr Gegenüber und Sie jeweils Autoresponder nutzen. Wie in einem guten Tennisspiel wird der Ball hin und her gespielt.

Nehmen Sie sich ein Paar Minuten Zeit für die Bearbeitung der Bounces – es lohnt sich!

Schauen Sie sich auch auf jeden Fall Ihre eigenen Postfächer und Mailadressen an, um gegebenenfalls bei Antragsrückfragen oder offenen Vorgängen Haftungsproblematiken zu vermeiden.




3 Kommentare zu “Wie Sie Ihre Mailverteiler "sauber" halten

  1. Das man gleich in einer schwarzen Liste landet, wenn man eine früher gültige und nun ungültige Adresse verwendet halte ich für eine Internet-Legende.

    Klar gibt es Honey-Pot-Adressen. Aber dabei handelt es sich um frei erfundene e-Mail-Adressen, mit denen Webseiten geimpft werden um dann Spider zu erkennen, die diese Seiten unerlaubt nach e-Mail-Adressen absuchen. Das ist clever, weil man damit genau die SPAMER trifft.

    Aber welchen Sinn macht es, Absender zu bestrafen, nur weil sie noch nicht gemerkt haben, daß die zuletzt bekannte Adresse Ihres Ansprechpartners nicht mehr aktuell ist? SPAM sind doch nicht Mails, die eh nicht ankommen, sondern die, die an gültige Adresse gehen!

  2. Moin,

    leider sind Honey-Pot-Adressen nicht zwangsläufig frei erfunden. Oftmals werden E-mailadressen nach zum Beispiel einer Kündigung eines Webdienstes durch einen Kunden nach einer Frist nicht neuvergeben, sondern landen beim eigentlichen Anbieter, der die Adresse dann als Honeypotadresse nutzt. Somit können Honeypotadressen heute durchaus Adresse sein, die ein Kunde vielleicht im Jahr 2005 aktiv genutzt hatte.

    Auf einer Liste landet man natürlich nicht direkt, sondern erst bei Wiederholung und nicht bei einer E-mail. Die Anbieter haben auch verschiedene Eskalationsstufen, somit werden Sie natürlich nicht bei einer ersten unzustellbaren Mail direkt geblockt. Bei vielen Antispamabietern wird man im ersten Schritt für 8 Stunden geblockt und danach wieder freigeschaltet. Kommt diese häufiger vor, werden die Zeiträume der Blockade einfach länger.

    In den Fällen erhält man aber über die „undelivered Mail returned to sender“ Rückmail hierrüber Information, dass die Mail geblockt wurde, da man auf einer Spamliste gelandet ist. Aller spätestens jetzt sollte man reagieren.

    Bin ich ein Makler der sehr viel im Bereich E-mail Marketing bewegt, sind aktuelle und korrekte Kontaktdaten umso wichtiger und natürlich auch das generelle E-mailaufkommen.

    >Aber welchen Sinn macht es, Absender zu bestrafen, nur weil sie noch nicht gemerkt haben, daß die zuletzt bekannte >Adresse Ihres Ansprechpartners nicht mehr aktuell ist?

    Wie gesagt hat der Absender es ja auf Grund der „undelivered Mail returned to sender“ Rückmail ja bemerkt. Der Absender muss somit sich um eine neue/aktuelle Mailadresse bemühen oder den Empfänger aus einen Mailingslisten entfernen.

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