Uns erreicht die Anfrage unseres Maklerpartners Uwe Kubus:
Ich will auf ein Papierloses Büro übergehen. Bisher habe ich die Anträge und Policen eingescant und in eine Hängeregistratur aufbewahrt. Muß ich den Original-Antrag und die Police aufbewahren? Oder reicht es wenn diese eingescannt sind und auch dadurch abrufbar sind?
Makler ist nicht Vertragspartner
Versicherungsverträge werden zwischen Versicherer und Kunde vereinbart. der Makler ist nur vermittelnd tätig. Deswegen treffen den Makler auch keine Aufbewahrungspflichten.
Dennoch sollte ein Makler alle Dokumente zur Verfügung halten, um seinen Kunden optimal beraten zu können. Selbstverständlich ist dies auch aus Haftungsgründen wichtig, denn durch Antragsdurchschläge und andere Unterlagen dokumentiert der Makler die Qualität seiner Arbeit.
Allerdings reichen hierfür eingescannte Unterlagen völlig aus. Das blau direkt-System bietet zudem die Möglichkeit diese Scan-Dokumente revisionssicher zu archivieren. Die Dokumente wären damit sogar gerichtsfest verwertbar.
Anträge nicht sofort vernichten
Anträge für Lebensversicherungen & Krankenversicherungen sollten Sie freilich nicht sofort nach dem weiterfaxen vernichten.
Es gibt immer noch eine Hand voll Gesellschaft (Condor, Stuttgarter etc.) die die Anträge im Original nachgesendet haben wollen. Warten Sie also besser 2-3 Monate ab und vernichten Sie Antragsformulare erst, wenn Sie die Policenkopie erhalten haben.
Was besser im Original aufbewahrt wird
Sollte Ihnen gegenüber ein Geschäftspartner eine Bürgschaft erklärt haben, sollten Sie diese auch weiterhin im Original lagern.
Ebenso empfiehlt es sich Maklervollmachten und -verträge noch im Original aufzubewahren. Es kommt zwar selten vor, aber ab und zu fordert eine Gesellschaft diese Dokumente noch im Original an.
Vielen Dank für die hilfreichen Informationen. Gerade solch wichtige elementare Dinge sollten wesentlich mehr kommuniziert werden. Gerade als Einzelmakler ist es hier nicht immer einfach den Überblick zu bewahren.
Ich persönlich handhabe es ähnlich. Nur selten ist es noch erforderlich Originale zumindest für eine gewisse Zeit aufzubewahren, wie bei dem genannten Beispiel mit den Gesellschaften, die lediglich den Originalantrag akzeptieren.
Das der Makler vermittelnd tätig ist und ihn deshalb keine Aufbewahrungsfristen treffen! Wo steht das? In 147 der AO kann ich nichts dergleichen finden. Danke für die Antwort.
😀 Nulla poena sine lege.
Pflichten werden aktiv auferlegt. Umgekehrt wird aber nicht alles geregelt, was wir nicht zu tun haben. Das ist nur im Totalirismus der Fall.
Anders ausgedrückt: Wenn Sie nichts finden in dem steht, daa Sie aufzubewahren haben, dann haben Sie nichts aufzubewahren.
Bitte ziehen Sie keine Schlüsse bezüglich steuerlicher Grundlagen. Abrechnungen und Kontoauszüge sind natürlich nach wie vor 10 Jahre lang aufzubewahren. Hier ist aber auch keine Aufbewahrung im Original nötig. Sichere digitale Speicherung mir Reproduzierbarkeit und Downlaodfähigkeit für den Betriebsprüfer reichen aus.das ist aber eine andere Baustelle…
Kollegiale Grüße
Oliver Pradetto