Zugangskontrollen im Maklerbüro

Von Fort Knox ist oft sprichwörtlich die Rede, wenn es darum geht ein Gebäude als besonders gut gesichert zu beschreiben. Kein Wunder in Fort Knox lagerten einst bedeutende Goldbestände.

Heute gibt es in jedem Maklerbüro wertvolleres als Gold. Wie schützen Sie es?

Daten sind der wahre Goldschatz

Viele Kollegen denken beim Wert ihrer Firma an abstrakte Begriffe wie „Kunden“ oder „Bestand“. Tatsächlich bemißt sich fast der gesamte Wert einer Maklerfirma an Forderungen. Diese Forderungen – für vermittelte Versicherungsverträge nämlich – werden regelmäßig mit Geldzahlungen beglichen. Das was mit „Bestand“ gemeint ist, sind dann letztlich Forderungen.

Eine Forderung ist im Grunde aber nichts anderes als ein Recht auf Zahlung eines bestimmten Geldbetrages zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Forderung ist mit genauer Kenntnis der entsprechenden Daten verbunden. Der eigentliche Wert eines Maklerbetriebes beruht daher auf Daten.

Fremde Vermögen im Computer

Weitaus wertvoller sind jedoch die Daten, die der Makler für Dritte aufbewahrt: Daten über Vermögenswerte seiner Kunden, Lebensgewohnheiten oder gar intimste Gesundheitsdaten. Geraten diese Daten in falsche Hände, birgt dies ein großes Schadenspotential. Neben verletztem Stolz können Unterhaltsforderungen, Erpressungen, Erbstreitigkeiten oder gar Gefährdungen für Leib und Leben aus dem Verlust der Daten resultieren.

Entsprechend viel Gewicht misst der Gesetzgeber dem Schutz der Daten zu.

Schäden und Strafe

Fallen intime Daten durch Nachlässigkeit des Maklers in die falschen Hände ist der Makler nicht nur schadensersatzpflichtig. Mitunter macht er sich sogar strafbar.

Daten wie Gold schützen

Wenige Gramm Edelmetalle besitzen bereits einen hohen Wert. Je höher der Wert je Gramm, desto wertvoller das Edelmetall. Wie wertvoll sind dann Daten, die nicht einmal das geringste Gewicht aber immer einen Wert haben?

Aus diesen Gründen müssen Sie Daten ebenso schützen, wie Sie Gold schützen würden: Auch wenn Sie wenig davon haben, würden Sie es nicht offen zugänglich lassen: Sie schlössen Ihre Türe ab. Müssten Sie die Türe der Kundschaft wegen offen lassen – etwa wie ein Juwelier – würden Sie mindestens einen Summer an der Türe befestigen, damit niemand unbemerkt hinein käme, nicht wahr?

Würden Sie Gold aufbewahren, würden Sie demnach in sinnvollem Maße Zugangskontrollen einrichten.

Zugangskontrollen im Maklerbetrieb unerläßlich

Aus genanntem Grund sind Zugangskontrollen zum Maklerbetrieb je nach Geschäftsausrichtung unerläßlich:

• Ein leeres Büro muss immer verschlossen sein. Je nach Umfang gelagerter oder im Zugriff befindlicher Daten müssen die Schließmaßnahmen entsprechend umfassend sein, von Sicherheitsschlössern bis hin zu stahlverstärkten Türen und Alarmanlagen im Falle großer Datenbestände.
• Ein offenes Büro darf nicht frei zugängig sein. Kann ein Besucher identifiziert werden, bevor er das Büro betritt? (Türspion? Gegensprechanlage?)
• Sind dauerhaft offene Zugänge mit einem Tonsignal versehen oder gar videoüberwacht?

Angemessenheit

Natürlich muss nicht jeder Makler sein Büro schützen als wäre es Fort Knox. Ein kleiner Privatmakler muss nicht unbedingt eine Alarmanlage installieren.

Es darf Ihnen jedoch nicht passieren, dass ungebetene Gäste unbemerkt eintreten können, während Sie „nur mal schnell“ austreten.

Ein Eintrittsmelder mit Klingel kostet ab 8,95 Euro bei Amazon. Das sollten Ihnen Ihre Kunden wert sein, nicht wahr?

Oliver Pradetto

Oliver Pradetto ist Gründer von blau direkt und war über 20 Jahre als Geschäftsführer tätig. Als Beiratsvorsitzender begleitet er nun vor allem den strategischen Ausbau.