In einer Zeit, in der sich Kommunikation via E-Mail zum Standard etabliert hat, sollte man sich – besonders im geschäftlichen Bereich – Gedanken über seine E-Mail Adresse(n) machen. E-Mail Adressen sollten wohl überlegt gewählt werden, da spätere Änderungen aufgrund der Streuung zum Teil sehr aufwändig sein können. Aber welche Kriterien muss eine „gute“ E-Mail Adresse erfüllen?
Die gute E-Mail Adresse
Im geschäftlichen Einsatz sollte eine gute E-Mail Adresse folgende Kriterien erfüllen:
- Gute E-Mail Adressen ermöglichen einen Rückschluss auf die Person. Daher entscheidet man sich als „local-part“ (das ist der Teil vor dem @-Zeichen) in der Regel für den Nachnamen. Da dies besonders bei größeren Firmen zu Problemen führen kann wenn sich mehrere Mitarbeiter einen Nachnamen teilen, wird der Nachname manchmal noch durch den Vornamen oder das erste Zeichen des Vornamens ergänzt. Im Internet hat sich bei der Trennung übrigens der „.“ und nicht etwa „-“ oder „_“ etabliert.
- Gute E-Mail Adressen ermöglichen einen Rückschluss auf die Website. Verantwortlich dafür ist der sog. „domain-part„, welcher den Teil der E-Mail Adresse nach dem @-Zeichen beschreibt. Der domain-part sollte stets die „Haupt-Domain“ der eigenen Website sein. So ermöglicht man es seinen Kommunikationspartnern sehr einfach die Domain der eigenen Website zu erfahren. Außerdem zeigt man gleich Flagge. („Ich bin nicht @ gmx, ich bin @ blaudirekt“.)
- Gute E-Mail Adressen enthalten keine Sonderzeichen. Dies gilt sowohl für den local- als auch für den domain-part der Adresse. Zum einen sind Umlaute und Sonderzeichen in Domains nach wie vor sehr exotisch. Ihre Kommunikationspartner sind instinktiv geneigt diese auszuschreiben („ue“ statt „ü“, „ss“ statt „ß“). Zum anderen werden Sie es aber auch im internationalen Schriftwechsel schwer haben, wenn Teile Ihrer Adresse auf der Tastatur Ihres Gegenübers gar nicht enthalten sind.
- Gute E-Mail Adressen sind seriös. Auch dies gilt für beide Teile der Adresse. Local-parts wie „sexy-hexy-23“ sind ebenso unseriös wie die domain-parts „@web.de“, „@gmx.de“ oder „@t-online.de“. Dies hat nix damit zu tun, dass etwa die Anbieter nicht seriös seien. Aber wenn Sie eine eigene Website (natürlich mit eigener Domain) haben, sollte Sie diese auf jeden Fall für Ihr Mailing nutzen. Bei @googlemail.com und @gmail.com-Adressen kommt – nebenbei erwähnt – sogar noch das Problem des Datenschutzes auf Sie zu. Vermeiden sollten Sie übrigens auch unseriöse Domain-Endungen wie .cc oder .to.
- Gute E-Mail Adressen sind einprägsam. Beim domain-part ist das sehr einfach – das ist der Name Ihrer Domain. Aber auch beim local-part sollten Sie sich an die gängigen Schreibweisen halten. Vermeiden sollten Sie auf jeden Fall Eigenkreationen wie bspw. jeweils die 3 ersten Zeichen des Vor- und Nachnamens zu wählen. Bei „Kasimir Wacholder“ würde dies kaswac@ ergeben. Das kann sich ja kein Mensch mehr merken.
wacholder@wacholder-versicherungen.de
k.wacholder@wacholder-versicherungen.de
kasimir.wacholder@wacholder-versicherungen.de
Vermeiden sollten Sie Adressen im folgenden Stil:
wacholder-versicherungen@web.de
kvlp@wacholder-versicherungen.de
kasimir_wacholder@t-online.de
Keine Regel ohne Ausnahme
Natürlich gibt es auch hier eine große Ausnahme: Die Service-Adressen. Typische Service-Adressen sind info@, webmaster@, service@ oder mail@. Diese Service-Adressen werden gerne als „allgemeine“ Adressen eingesetzt und bspw. auf der Website im Kontakt-Bereich genannt. Service-Adressen haben natürlich völlig Ihre Daseinsberechtigung. Beachten Sie aber bitte folgendes:
- Eine Service-Adresse „gehört“ keinem Mitarbeiter. Natürlich gibt es eine Person im Unternehmen (manchmal auch mehrere), die diese Service-Adresse abruft und bearbeitet. Aber Service-Adressen sollten immer nur zusätzlich und niemals ausschließlich eingesetzt werden. Eine gängige Lösung besteht daher darin, alle auf einer Service-Adresse eingehenden E-Mails automatisch in das Postfach eines Mitarbeiters weiterzuleiten. Zum einen wird so sichergestellt, dass die E-Mails gelesen und bearbeitet werden. Zum anderen kann aber auch der Mitarbeiter sehr einfach gewechselt werden. In diesem Fall muss nur die Umleitung der E-Mail Adresse geändert werden.
- Sollten Sie alleine arbeiten und Ihren Kommunikationspartnern gegenüber mit einer Service-Adresse auftreten, denken Sie bitte daran, dass Sie sich in diesem Moment auch als „Einzelkämpfer“ outen. Zudem kommen Sie u.U. etwas „unpersönlicher“ rüber. Das muss nicht unbedingt negativ sein – aber man sollte darum wissen.
Problem erkannt – Lösung?
Viele Maklerpartner scheuen den Umstieg von einem kostenlosen E-Mail Konto bei bspw. GMX oder WEB auf ein eigenes E-Mail Postfach – und das obwohl Sie bereits eine eigene Domain haben. Der Grund ist einfach: Man hat Angst E-Mails zu verlieren.
Im Grunde ist diese Befürchtung aber völlig unbegründet. Die Umstellung der E-Mail Adresse ist, wenn man weiss was man tut, sehr einfach und risikoarm. Sofern der aktuelle Provider die Option der E-Mail-Weiterleitung anbietet (und das tun mittlerweile fast alle), müssen Sie lediglich ein wenig aufs Timing achten und können innerhalb von maximal zwei Tagen Ihr komplettes Mailing umstellen. Natürlich ganz ohne den Verlust von E-Mails.
Fragen Sie mich gerne!
Vielen Dank für diese gute Erinnerung 🙂
Warum immer de? Ich habe zwar meine Internetseite http://www.versicherungsselect.de auch als Email, aber auch etwas Einfaches zum schnellen merken / notieren wie tf@clever.ms hilft dem Kunden!!!
Sehr guter Beitrag. Wir erinnern unsere Korrespondenzpartnern immer noch zusätzlich in der ersten Mail, uns in die Kontaktliste Ihre Email Accounts zu nehmen, damit wichtige Nachrichten nicht im Spamordner landen.