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Wie man mehrere Aufträge per E-Mail übermittelt

Jeder denkt, er weiß wie das geht. Doch jeder zweite macht es falsch.

Die E-Mail ist ein modernes Kommunikationsmittel, das

  • Kommunikation beschleunigt
  • Arbeitsteilung und -disposition erleichtert
  • die Vernetzung zum richtigen Sachbearbeiter erleichtert
  • generell Wege verkürzt

Die E-Mail ist daher hervorragend geeignet, um Aufträge und Erledigungswünsche -beispielsweise an Ihr blau direkt-Backoffice zu übermitteln.

Um diese Vorteile zu realisieren muss die E-Mail jedoch richtig eingesetzt werden. Leider wird die E-Mail noch immer als eine Art „Brief-Ersatz“ angesehen und oft ebenso eingesetzt.

Wer einen Brief schreibt, muss Porto zahlen. Wer einen Brief empfängt muss diesen öffnen, erfassen usw. Ein Brief ist vergleichsweise aufwendig. Außerdem benötigt er Laufzeiten bis er zugestellt ist.

Deswegen wird in einen Brief möglichst alles gepackt, was gerade anliegt, um möglichst nur einen Brief zu schreiben. Das heißt, alles was gerade an Erlerdigungswünschen anliegt, wird aufgeführt. Verschiedenartigste Aufträge werden in einem Brief aufgeführt.

Je Auftrag eine E-Mail

Für die E-Mail ist dieses Verhalten verkehrt. Da eine E-Mail im Versand nichts kostet, ist es kein Problem eine E-Mail je Auftrag zu senden.

Wissen Sie immer genau für welchen Auftrag welcher Sachbearbeiter zuständig ist?

Ein Beispiel:

An Maklerbetreuung blau direkt
Sehr geehrter Herr XXX,
ich habe da ein paar Probleme und würde Sie bitten dies für mich zu lösen.
Wurde der Vertrag für Kunde Hans Meier schon policiert?
Wie weit ist die Hinterlegung meiner Bürgschaft?
Wie kann ich die kostenlose Homepage einrichten?
Wann wird die Courtage für die Sparkasse Direkt abgerechnet?
Danke und viele Grüße

Die E-Mail enthält 4 verschiedene Aufträge. Nur einer davon betrifft die Maklerbetreuung. Für den Rest muss die Maklerbetreuung den Vorgang an Buchhaltung, IT-Support und Antragsabteilung weiterleiten.

Die einfache Weiterleitbarkeit ist das große Plus im E-MAIL-Verkehr. Doch im vorliegenden Fall muss der ursprüngliche Empfänger die E-Mail nicht nur 3 mal weiterleiten. Er muss zusätzlich jedem neuen Empfänger gegenüber kommunizieren, welcher Teil der E-Mail für ihn bestimmt ist.

Wie man mehrere Aufträge per E-Mail übermittelt
Dieses Bild hat rein gar nix mit dem Thema des Blogs zu tun. Es gefällt mir aber trotzdem. 🙂

Jeder der neuen Empfänger muss außerdem den gesamten Text mental erfassen, um seinen Anteil zu filtern. Im Beispielfall mag dies noch einfach sein, weil es sehr kurz formulierte und klare Problemstellungen sind. In der Praxis sind solche E-Mails mit mehreren Aufträgen oft seitenlang.

Insgesamt wird der Arbeitsprozess dadurch aufwendiger und fehleranfälliger. Deswegen ist es sinnvoller für jeden Auftrag eine E-Mail zu formulieren. Dies bedeutet für Sie kaum Mehraufwand, denn E-Mails werden kurz und direkt – unter Verzicht auf allgemeine Floskeln und langwierige Umschreibungen – geschrieben.

Ihr Ansprechpartner kann jedoch erheblich schneller, fehlerfreier und ohne unnötige Missverständnisse für die Erledigung Ihres Anliegens sorgen.

Ein Auftrag je E-Mail beschleunigt die Erledigung

Besser ist es, wenn Sie je Anliegen eine E-Mail formulieren.

"Bitte prüfen Sie, wo die Courtage für folgende Verträge der ARAG bleiben:
678687-67768 A, 67344-6533 C, 789798-44223-A"

Hier können Sie beruhigt eine E-Mail schreiben, denn es handelt sich zwar um 3 Vertragsvorgänge, aber der Auftrag bezieht sich auf einen einzelnen Versicherer und kann von einem Mitarbeiter direkt hintereinander erledigt werden.

Anders verhält sich die Sachlage in folgendem Beispiel:

Bitte prüfen Sie wo die Courtage für folgende Verträge bleibt:
5675765-6788 A, ARAG, Rechtsschutz
H 4565 - 7879, VHV, PHV
686687877-787/3, LV1871, Rente
7789-676878, SwissLife, BU
HB 67687-/78979-78, Nürnberger, BU
6768-T-78979, Ammerländer, Hausrat
I 8989/898/565, Gothaer, KV
usw.usw.

Der Vorgang sieht ähnlich aus. Die Sachlage ist jedoch eine gänzlich andere. Da verschiedenste Gesellschaften und Sparten betroffen sind, sind für die Prüfung unter Umständen verschiedene Sachbearbeiter involviert.

Auf jeden Fall müssen die Abrechnungsunterlagen verschiedenster Gesellschaften geprüft werden und die Liste ist laaaaaang. Es sind also in jedem Fall viele Arbeitsvorgänge notwendig.

Selbst wenn die Liste am Ende nur einen Mitarbeiter betrifft, so wird er diese länger liegen lassen (und Sie warten länger auf die Erledigung), da jeder Mitarbeiter zunächst die Vorgänge bevorzugt die sich zügig erledigen lassen.

Die Logik ist einfach: Wenn ich in einer Stunde 10 Anfragen bearbeiten kann und damit 10 Maklern helfe ist dies besser als in einer Stunde nur eine Anfrage für einen einzigen Makler zu beantworten.

Außerdem müsste der Mitarbeiter die E-Mail möglicherweise in Teilen bearbeiten und dann einen halb erledigten Vorgang verwalten, was ebenfalls Mehraufwand bedeutet. Der Mitarbeiter wird die E-Mail deswegen nach Möglichkeit dann anfassen, wenn er genügend Zeit hat, diesen komplett an einem Stück zu erledigen – im Zweifel nie.

Haben Sie den Auftrag jedoch unterteilt nach Gesellschaften, kann der Mitarbeiter E-Mail für E-Mail bearbeiten und so die gesamte erforderliche Arbeit besser unterteilen und disponieren. Für Sie bedeutet dies außerdem den Vorteil, dass Sie nicht auf eine Rückmeldung warten müssen bis alles erledigt ist, sondern die Rückmeldung Stück für Stück erhalten.

Das macht die Sache für Sie im Controlling einfacher.

Fazit: Wenn Sie eine kleine Anzahl gleich gearteter Aufträge haben, spricht nichts dagegen diese in einer E-Mail zusammenzufassen. In allen anderen Fällen gilt:

Ein Auftrag, eine E-Mail.

1 Kommentar zu “Wie man mehrere Aufträge per E-Mail übermittelt

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