Warum Sie (fast) immer E-Mails in einfacher Text-Form senden sollten

Die E-Mail – der elektronische „Brief“ – hat einen unglücklichen Namen. Millionen Microsoft-Outlook-Nutzer haben das Wort „Brief“ wörtlich genommen und behandeln das Medium als handelte es sich tatsächlich lediglich um einen elektronisch übermittelten Brief.

Wäre die E-Mail ein Brief, würde man einfach einen Word-Brief schreiben und diesen lediglich elektronisch übermitteln. Tatsächlich funktioniert dieses Medium anders. Da aber Microsofts Kunden das ganze für einen Brief hielten, wollten diese auch die Gestaltungsmittel eines Briefes – Fettschrift, Farbe, Bilder einfügen.

Um dies zu erreichen, wurde es ermöglicht E-Mails als „HTML“ zu versenden. Ein schlimmer Irrweg!

Wenn Sie den HTML-Modus aktivieren, haben Sie zwar all die schönen Gestaltungsmöglichkeiten und können Ihre E-Mail farbiger gestalten, aber es gibt gute Gründe, warum Sie dies tunlichst lassen sollten:

1. Nicht alle Empfänger arbeiten mit Outlook. Die E-Mail kann völlig anders – im Zweifel furchtbar – aussehen. Das fällt auf Sie zurück.
2. Nicht alle E-Mail-Programme können HTML-E-Mails vernünftig verarbeiten. Ihr Gegenüber empfängt Ihre E-Mail wohlmöglich nicht korrekt oder gar nicht.
3. Viele Empfänger lassen HTML-E-Mails in Textmails umformatieren. Bei diesen Empfängern sehen Ihre E-Mails garstig aus. Aus jedem Bild oder Logo wird ein Anhang. Mitunter erhält man da schon mal E-Mails mit dutzenden Anhängen und man weiß nicht einmal im Ansatz wo was drin ist ohne alle zu öffnen. So machen Sie sich keinen Freund im Empfänger.
4. HTML eignet sich hervorragend um Viren, Würmer und Trojaner – also Computerschädlinge aller Art – einzuschleusen. Wollen Sie sich und Ihre Kunden wirklich gefährden?
5. Die E-Mail ist als effizientes Kommunikationsmittel gedacht. Je umfangreicher E-Mails werden, desto langsamer lässt sich das Medium vom Empfänger erfassen.
6. E-Mails mit Farben, Groß- & Fettschriften, Bildern usw. (also in HTML-Format) ziehen mehr Aufmerksamkeit auf sich, aber haben Sie im normalen E-Mail-Verkehr das Recht mehr Aufmerksamkeit zu verlangen, als die Korrespondenz Ihres Kunden mit seinem Anwalt, Steuerberater oder Arzt? Aufmerksamkeit für Standardkorrespondenz auf sich zu ziehen ist anmaßend.
7. E-Mails sind effizient zu senden, zu speichern. HTML-Mails haben im Schnitt 10 mal so viel Volumen. Das kostet den Empfänger richtig viel Geld.

Jeder Mitarbeiter von blau direkt erhält täglich zwischen 20 und 150 E-Mails.

Im Schnitt macht dies bei 50 Mitarbeiter je 50 E-Mails 2.500 E-Mails am Tag.

Nehmen wir an alle unsere Partner würden statt Text-Mails lieber HTML-Mails
(um beispielsweise das eigene Logo mit zu senden) versenden und damit
durchschnittlich nur 100 kb mehr Volumen erzeugen.
Dann wären dies täglich 0,24 Gigabyte mehr Daten.
Bei einer Aufbewahrung und Speicherung von durchschnittlich 6 Monaten sind
dies 40 Gigabyte Daten. Speicherplatz kostet Geld.
Insbesondere wenn dieser in Hochsicherheitscentern aufbewahrt und gesichert wird.
Ein Gigabyte kostet etwa 50 Cent pro Tag.

3.600 Euro im Jahr, damit wir Ihr Logo bewundern? Oh wie hübsch.

Ich bin sicher, dass Ihnen Ihre E-Mails in einem ansprechenden Design wertvoll sind.
Glauben Sie wirklich, dass Ihre Kunden dafür ebenso gerne bezahlen?

Fazit: Versenden Sie immer Text-Mails statt HTML-Mails.

Keine Regel ohne Ausnahme

Wenn Sie per E-Mail werben, kommt es darauf an mit Farbe und Schriftgrößen die Aufmerksamkeit Ihrer potentiellen Kunden auf sich zu ziehen. Wenn Sie werben nehmen Sie also bewusst in Kauf, dass Sie nerven. Hier eignen sich HTML-Mails ganz hervorragend.

Oliver Pradetto

Oliver Pradetto ist Gründer von blau direkt und war über 20 Jahre als Geschäftsführer tätig. Als Beiratsvorsitzender begleitet er nun vor allem den strategischen Ausbau.