Das man E-Mails ohne Mehrpreis an beliebig viele Empfänger senden kann ist eine großartige Sache. Schnell, preiswert und ohne darüber nachzudenken lassen sich Informationen an beliebig viele Personen verteilen.
Doch die Sache hat auch eine Kehrseite: Tatsächlich wird oft nicht darüber nachgedacht, wann ein Verteiler sinnvoll ist – mit fatalen Folgen.
Wann ein Verteiler an mehrere Empfänger sinnvoll ist…
Wenn Sie eine konkrete Information (z.B. eine Einladung zu einer Veranstaltung oder einen Warnhinweis) weitergeben wollen und sicher sind, dass wirklich alle Empfänger diese Information benötigen.
…und wann ein Verteiler an mehrere Empfänger unterbleiben sollte
Geht es um die Erledigung eines Auftrags Ihrerseits wirken sich Verteiler fatal aus. Oftmals versenden Versicherungsmakler konkrete Erledigungswünsche an mehrere Sachbearbeiter unseres Hauses gleichzeitig. Die Hoffnung dahinter: Wenn ich es an mehrere gleichzeitig sende, stelle ich am ehesten sicher, dass mein Auftrag wirklich erledigt wird.
Das Gegenteil ist der Fall: Wenn mehrere Personen im Verteiler sind, besteht immer die Gefahr, dass ein Empfänger sich auf den anderen verlässt. Ihr Auftrag wird dann nicht schneller erledigt, sondern gar nicht.
Diese Gefahr ist groß denn: Haben Sie nur einen Empfänger angegeben und dieser fühlt sich nicht zuständig, wird dieser Ihnen antworten oder Ihr Begehren an den richtigen Empfänger weiterleiten. Bei einem Verteiler an mehrere Personen prüft jeder nur für sich, ob er sich zuständig fühlt und löscht die E-Mail ohne weitere Prüfung.
Gerade effizient arbeitende Unternehmen agieren so. Bei blau direkt bearbeitet jeder Sachbearbeiter bis zu 120 E-Mails am Tag. Das ist eine ungeheuer große Menge. Durch Effizienz bleibt unsere Arbeit für Sie so überraschend preiswert. Dies ist jedoch nur möglich, wenn unnötige Arbeit strikt vermieden wird.
Würden sich mehrere Empfänger um einen Arbeitsauftrag Ihrer E-Mail kümmern, würde die Effizienz je Mitarbeiter um bis zu 50% sinken (und Ihre Beiträge in entsprechendem Umfang steigen). Zudem würden durch doppeltes – möglicherweise gleichzeitiges – Bearbeiten Mißverständnisse auftreten und dadurch zusätzliche Fehler passieren.
Mitarbeiter mit hoher Arbeitsbelastung neigen daher dazu mit einem Blick auf einen großen Verteiler E-Mails nach Sichtprüfung ohne weitere Befassung zu löschen.
Was tue ich, wenn ich nicht sicher bin, wer der richtige Empfänger ist?
Oft steckt hinter einem Verteiler der Wunsch die Empfänger mögen untereinander klären wer zuständig ist.
Auch dann ist ein Verteiler der falsche Weg, denn mit Verlaub: So etwas gehört sich nicht!
Es ist Ihre Aufgabe Ihren Auftrag oder Wunsch so zu übermitteln, dass dieser korrekt erledigt werden kann und dazu gehört auch der richtige Empfänger. Wenn Sie die Recherche darüber wer was erledigt einer ganzen Gruppe möglicher Empfänger zu schieben, müssen sich je nach Verteiler beispielsweise 3, 4 oder 10 Personen untereinander koordinieren und jeder einzelne muss sich mit Ihrem Auftrag befassen.
Je größer die Gruppe ist, desto mehr Zeit geht jedem einzelnen für die Koordination verloren. Durchdenken Sie dies! Es bedeutet, dass Sie die Arbeitszeit der Empfänger geringer schätzen als Ihre eigene. Mit einem Verteiler werten Sie die Empfänger herab.
Wenn Sie wirklich nicht wissen, wer der richtige Adressat Ihrer E-Mail ist, gibt es eine einfache Lösung: Suchen Sie sich Ihren bevorzugten Ansprechpartner aus, richten Ihre E-Mail an diesen und bitten ihn diese ggf. an den zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Auf diese Weise appellieren Sie an die Hilfsbereitschaft Ihres Kommunikationspartners und schätzen ihn damit wert.
Die beste Lösung – Eine Aufgabe, ein Empfänger!
Am besten fahren Sie, wenn Sie jede Aufgabe in einer einzelnen E-Mail an genau einen Empfänger richten. Dies führt am schnellsten zur Erledigung.
Wenn Sie es eilig haben besteht natürlich das Restrisiko, dass der von Ihnen gewählte Empfänger gerade nicht verfügbar (etwa krank, in Urlaub der auf Geschäftsreise) ist. Vielleicht wollen Sie deswegen Ihre E-Mail an mehrere Empfänger richten?
Auch dann bleibt Ihre E-Mail an einen Adressaten gerichtet, damit allen Empfängern klar ist, an wen sich Ihr Auftrag richtet. Ein oder zwei weitere Empfänger nehmen Sie in diesem Fall stattdessen ins „CC“ auf. Damit ist klar, dass dieser Empfänger die E-Mail lediglich als Information erhielt. Wenn dem Mit-Empfänger klar ist, dass der eigentliche Adressat die Aufgabe nicht erledigen können wird, wird er Ihnen dies mitteilen oder Ihren Auftrag in Ihrem Sinne weiter delegieren.
Fazit: E-Mail-Verteiler sind -richtig genutzt- eine hervorragende Möglichkeit. Die Möglichkeit sollte jedoch nicht dazu verführen, zu viele Personen mit Ihren Anliegen zu befassen und möglicherweise zu belästigen. Die E-Mail ist ein effizientes Medium und soll es bleiben. Sie muss daher so genutzt werden, dass allen in diesen Kommunikationsweg integrierten Parteien effizientes Arbeiten erleichtert wird.
Die wichtigsten Tipps zusammengefasst
- Informationen kann man an alle Adressaten senden von denen man glaubt, dass diese die Information tatsächlich benötigen.
- Aufträge & Erledigungswünsche werden immer nur an einen einzigen Adressaten versandt.
- Wenn ich nicht weiß, wer der richtige Adressat ist, entscheide ich mich für einen und bitte diesen darum ggf. weiterzuleiten.
- Bestehen Zweifel, ob der Adressat die Aufgabe zeitgerecht erledigen wird, weil dieser möglicherweise abwesend ist, sind weitere Empfänger erlaubt: Aber nur im CC!