Oft liest man in sogenannten E-Mail-Knigge dass man einen Auto-Responder einrichten möge, falls man eine E-Mail nicht gesichert innerhalb von Stunden bearbeiten könne.
Leider beruht diese Idee auf einem Missverständnis bezüglich einer angemessenen Frist E-Mails zu bearbeiten (siehe: Blog-Artikel zur Bearbeitungsgeschwindigkeit von E-Mails)
Auto-Responder gehören zu den absoluten NoGos. Warum dies so ist?
Wozu soll ein Auto-Responder gut sein?
Schnell zu reagieren? Tun Sie ja gar nicht, sondern ein Automat. Das weiß auch der Empfänger.
Den Empfänger darüber zu informieren, dass Sie abwesend sind oder die Beantwortung der E-Mail länger dauert? Das merkt er ohnehin, wenn keine Antwort kommt, oder? Außerdem wäre es sicher sinnvoller, die E-Mail-Adresse an einen Kollegen weiterzuleiten, so dass diese bei mehrtägiger Abwesenheit dennoch bearbeitet wird. Und ganz im Ernst: Wo sind Sie hingereist, dass Ihre E-Mails Sie nicht mehr erreichen? Auf einem Jupitermond?
Um Werbung darin zu platzieren? Ist Werbung nicht dafür da, dass Ihr Kunde Kontakt zu Ihnen aufnimmt? Wenn der Auto-Responder zum Einsatz kommt, hat er aber doch das gerade getan, nicht war?
Wenn Sie es kritisch betrachten, macht ein Auto-Responder keinerlei Sinn.
Auto-Responder sind ein Sicherheitsproblem
Ein großes Problem im E-Mail-Verkehr ist Spam. Spam ist vor allem ein Problem, wenn man es in Massen erhält und dies setzt voraus, dass davon Massen an Sie versandt werden.
Spam ist eine beliebte Werbeform weil diese billig ist. Billig heißt aber nicht umsonst, denn zum Versenden benötigen Sie Rechner- & Leitungskapazitäten. Je mehr Empfänger Sie anschreiben, desto wahrscheinlicher ist ein Verkaufserfolg. Je mehr Empfänger Sie aber anschreiben, deren E-Mail zwischenzeitlich gelöscht wurde oder die gar nicht mehr existiert, desto unnötig teurer wird die Aktion.
Um herauszufinden, ob eine E-Mail noch existiert ist es am besten der Empfänger antwortet auf die Mail, er verifziert somit seine E-Mail-Adresse. Ihm kann man nun unbesorgt jede Menge Spam senden. Deswegen wird immer davor gewarnt, bei unbekannten E-Mail-Werbern zu Antworten und sich über die Werbung zu beschweren, angebliche Unsubscribe-Antworten zu versenden oder ähnliches.
Normalerweise sind Sie daher clever genug nicht auf Viagra-Werbung zu antworten. Doch was nutzt dies, wenn Ihr Auto-Responder dies für Sie tut?
Sollten Sie bisher einen Auto-Responder in der Annahme, dass Ihre Kunden eine schnelle Antwort schätzen, für sinnvoll gehalten haben, dann fällt dieses Argument spätestens jetzt, denn wie sollen Sie die E-Mails Ihres Kunden überhaupt noch schnell beantworten, wenn Sie irgendwann in Spam ersticken?
Auto-Responder sind ein großes Sicherheitsproblem
Immer wieder schön: Schick jemandem eine E-Mail und der Auto-Responder verrät bis wann der Empfänger im Urlaub ist.
Ein wahres Geschenk an Profi-Einbrecher und andere, die Ihre Abwesenheit gerne nutzen.
Auto-Responder sind ein riesiges Sicherheitsproblem
Ein Auto-Responder verrät einem potentiellen Angreifer (Hacker) mit welcher Sorte E-Mail-Programm Sie arbeiten. Da gerade bei Outlook unzählige Einstiegsmöglichkeiten in Ihren Rechner existieren ist es besonders schön, dass viele, die einen Auto-Responder nutzen Outlook installiert haben. So kann man auf Ihrem Rechner Programme einschleusen und diese in ein Botnet integrieren. Auf diese Weise hilft Ihr PC dann bei den richtigen Internetverbrechen.
Auto-Responder – Endlosschleife
Schön ist auch, wenn jemand eine E-Mail schreibt und selbst einen Auto-Responder dran hat. Schreibt dieser jemandem mit Auto-Responder gibt das ein lustiges Hin und Her.
Natürlich erkennen zahlreiche Auto-Responder entsprechende Auto-Nachrichten und beantworten diese nicht, aber verlassen können Sie sich darauf nicht. Probieren Sie es aus. Wenn Sie am nächsten Morgen ins Büro kommen, können Sie dann erstmal zig tausende E-Mails löschen. Da Ihr Kasten binnen kurzer Zeit verstopft war, haben Sie wichtige Mitteilungen verloren (ein hoher Preis – um Erreichbarkeit zu signalisieren haben Sie Ihre Erreichbarkeit verloren) und vermutlich sind Sie wegen Ihrer Massenaussendung auch auf die Spam-Listen des Providers des Empfängers geraten und jetzt werden Ihre Mails grundsätzlich weg-gefiltert.
Auto-Responder nerven – zumindest Ihre wichtigsten Kontakte
Erfolgreiche Menschen und Firmen haben in der Regel mit vielen Menschen zu tun. Entsprechend erhalten diese viele E-Mails.
Erfolgreiche Menschen wissen daher auch, dass E-Mails aufgrund der Masse nicht immer schnell bearbeitet werden können.
Wenn Sie dieser Zielgruppe nun zusätzlichen E-Mail-Verkehr bescheren, indem Sie diese mit Auto-Responder-Nachrichten ohne Erkenntniswert zumüllen, dann wird sie darüber nicht erfreut sein.
Fazit: Verzichten Sie auf Auto-Responder.
Das kann ich nur bestätigen. Wenn man zum Beispiel Maklerbetreuer anschreibt wegen einem Vorgang, dann interessiert mich doch nicht, ob der im Urlaub ist oder nicht. Ich will nur wissen, ob der Vorgang bearbeitet wird.
Hallo sehr guter Artikel!
Wircklich das trauen sich ja nicht viele!
Trotzdem möchte ich gerne erwähnen, dass es wircklich spezielle funktion im Marketing Berech gebraucht Werden die ein Mail Responder bieten kann und die man eigentlich braucht wen man schnell sein möchte oder mehrere seiten betreibt.
Folgende Aufgaben sind für mich sehr wichtig!
Mein Mail Responder bietet mir Analysen zu öffnug und klickraten – Damit kann ich besser und zielgerichtetere Mail an meine Interessenten senden.
Autoresponderfunktin – Ich kann eine Email-Serie erstellen und damit meinen Besuchern auch infos bieten die sie so nicht von mir erhalten würden, weil ich bereits andere Mails und Newletter erstelle und mich um das erstellen der neusten Infos kümmere.
( bei z.b 2000 Leuten in einer list und das ganze mal 3 Blogs, also 6000 Usern wird es hart die user die neue sind mit altem zu versorgen!!)
Ich muss wissen wer neu ist und welche infos an wen verschicken werden sollen und bereits verschikct wurden!
Der Responder sorgt dafür das Du Ihn einstellst und er für dich zum RICHTIGEN zeitpunkt die richtige mail an die richtige person schickt und analysiert.
Mein Responder bitet mir die möglichkeit den Spammfaktor zu ersehen ich bin also Durch den responder immer im bilde wie hoch ich im Spammranking bin.
Es gibt bestimmte richtwerte die man besser nicht überschreiten sollte.
Oft genug hätte ich es schlich übersehen, hätte meine responder mit nicht eine warnung ausgesprochen.
Und zu Newslettern brauch ich glaube ich nicht viel sagen.
Ich verschicke diese so, das ich mir als erstes eine Neuse newsletter erstelle und bestimmten kann welche verteiler z.b für webseite 1,webseite2,webseite3 angemailt werden.
innderhalb dieser verteiler besteht die möglichkeit weitere responder für verschiedenen aktionen anzulegen.
Mit ein paar klicks ershalten alle Besucher egal ob webseiten übergereifend eine E-mail.
Danach verfolge ich welche quelle diese öffnen und wer die links in meinen mails klickt.
Falls ich entdecke dass es wircklich unterdurchschnittlich wenige öffnugen sidn, dan weiss ich ich muss dafür das die Mail öffter geöffnet werden.Das bedeute ich weiss ich muss Inhalte verbessern!
Und falls wer nicht auf einen link klick,weiß ich ich muss den user besser Überzeugen da er schon mal einen anreiz hatte aber dieser verflogen ist!
und ich weiß wieder ich muss etwas ändern.
ein paar kurze ideen es gibt 2-3 gründe mehr warum ein responder eigentlich wichtige ist.
Responder verändern sich, auch was die sicherheit und das spamm problemm angeht.
Nützlich ist es aufjdenfall weil es eine automatesierung eines wichtigen elements in Online Marketing ist!
Natürlich ist die beantwortung von Fragen über E mail generell immer Handarbeit!Dem stimme ich 100% zu, wie soll man sonst persöhnlich auf ein Problemm als angebliche Problemlöser eingehen?!
„Wenn Sie es kritisch betrachten, macht ein Auto-Responder keinerlei Sinn.“ ist wohl ein wenig kurz gedacht. Ich bin jedenfalls immer froh, wenn ich die Info erhalte, dass eine bestimmte Person länger nicht einen Vorgang bearbeiten kann, und ich gleich einen anderen Weg suchen kann. Andernfalls würde ich warten, nachhaken, warten, nochmal schreiben, und so manchmal wertvolle Zeit verstreichen lassen. Das kann sich dann potenzieren, wenn nicht nur Person A länger abwesend ist, sonder auch Ersatz-Person B (und C etc). Wenn ich es kritisch betrachte, macht eher der Artikel keinen Sinn, aber das mag wohl außerhalb der Suppenschüssel des Autors liegen…
es gibt Apps, die selbständig zu vorgegebenen Terminen unterschiedlichste Mails generieren und versenden: Glückwünsche zu Geburtstagen und Weihnachten, Grüße zu Sylvester oder Ostern u.a.
Und dies 100 Jahre im voraus.
Sich nie mehr Gedanken machen, was man am besten schreibt; Oder überhaupt nicht mehr an jemanden denken müssen …
Messenger können helfen – vergessen zu werden.