E-Mails – das missverstandene Medium

Die E-Mail als Mittel der einfachen Kommunikation hat sich heutzutage durchgesetzt. Trotz der enormen Verbreitung und des starken Einsatzes dieses Mediums sieht man immer die selben Fehler. Manche sind einfach nur belästigend und störend, andere zeigen wahre Inkompetenz auf und wiederum andere sind sogar rechtlich relevant. Zeigen Sie Ihren Kommunikationspartnern Kompetenz im Umgang mit E-Mails und beherzigen Sie folgende Tipps:

• Zeigen Sie Verfügbarkeit! – Geben Sie sich Mühe so schnell wie möglich auf eingehende E-Mails zu antworten. Sofern Sie längere Zeit nicht auf E-Mails antworten können, weil Sie zB im Urlaub sind, stellen Sie sicher, dass Ihre eingehenden E-Mails an einen Kollegen weitergeleitet oder Ihr Postfach von einem Kollegen abgearbeitet wird.
• Minimalisieren Sie Ihren E-Mail Verkehr! – Antworten Sie nur dann auf E-Mails, wenn der Absender auch eine Antwort von Ihnen erwaret und nicht aus dem Mißverständnis heraus, Sie müssten immer antworten um „das letzte Wort“ zu haben. Als Empfänger ist es wirklich ärgerlich und reine Zeitverschwendung eine E-Mail ohne wirklichen Informationsgehalt zu lesen.
• Autoresponder? – nein! – Vermeiden Sie unter allen Umständen Autoresponder (automatische Antworten). Sie nerven damit Ihren Gegenüber mit sinnlosen E-Mails. Es gibt wirklich nur sehr wenig wirklich sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für Autoresponder. Aber das wäre ein ganzes Thema für sich.
• Keine Empfangsbestätigungen! – Fordern Sie unter gar keinen Umständen Lese- oder Empfangsbestätigungen von Ihren Kunden. Zum einen fühlen sich Ihre Kunden dadurch beobachtet und belästigt, zum anderen werden diese „Bitten“ ohnehin von vielen Softwarelösungen komplett ignoriert – zurecht. Denn eine rechtliche Relevanz oder Verbindlichkeit besteht nicht.
• BCC statt CC bei „Serienmails“! – Sofern Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger verschicken, achten Sie unbedingt darauf alle Empfänger ins BCC statt ins CC zu setzen. Sich selbst sollten sich dabei als Empfänger eintragen. Sofern Sie dies nicht tun, kann jeder Empfänger der E-Mail sehen an wen Sie diese E-Mail noch versandt haben. Dies ist nicht nur peinlich, sondern auch datenschutzrechtlich höchst bedenklich.
• Oooh süß, ein pinkes Kaninchen. – Vermeiden Sie E-Mails mit Hintergrundbildern (Wallpapern) und Grafiken. Viele E-Mail Programme blenden diese aus sicherheitsgründen ohnehin aus, so dass die E-Mail beim Empfänger „zerstückelt“ oder fehlerhaft angezeigt wird. Zudem macht es Ihre E-Mail unnötig groß und belastet den Datenverkehr. Ich lese gerne den Text Ihrer E-Mail, dass Sie es geschafft haben im Hintergrund ein pinkes Kaninchen einzufügen interessiert mich aber nicht – es stört nur.
• Achtung Anhang! – Wenn Sie Anhänge verschicken, senden Sie niemals Anhänge mit der Dateiendung .exe. Vermeiden Sie zudem Word-, Excel- und Powerpoint-Dateien, wenn Sie nicht wissen ob der Empfänger diese Programme auch besitzt und somit Ihren Anhang öffnen kann. Im Idealfall versenden Sie nur Bilder, PDF-Dokumente sowie CSV-Dateien und komprimierte Archive (.rar, .zip, etc.). Machen Sie im Text der E-Mail außerdem immer auf eventuelle Anhänge aufmerksam und benennen Sie diese sprechend.
• Size matters! – Achten Sie darauf, dass Ihre Anhänge nicht größer als notwendig sind. Der Technik sind auch Limits gesetzt und da Sie die Limits Ihres Gegenübers nicht kennen, sollten Sie kein Risiko eingehen. Zudem ist es äußerst nervig endlos große E-Mails vom Server abrufen zu müssen und es belastet unnötig den Datenverkehr. Sofern Sie doch größere Dateien versenden müssen, versuchen Sie diese zu komprimieren. Immernoch zu groß? – Setzen Sie auf Lösungen wie zB Dropbox.
• Worum gings? – Wählen Sie stets einen sprechenden Betreff. Sie machen es so Ihrem Gegenüber – und auch sich selbst – viel einfacher E-Mails einzuordnen und später auch wiederfinden zu können. Das spart Zeit und Nerven – auf beiden Seiten.
• Der Junge aus Manalia. – Versenden Sie nie Kettenbriefe – das ist einfach nur peinlich. Senden Sie diese auch nicht aus falsch verstandenem Mitleid mit dem einarmigen Jungen aus Manila weiter. Das ist eh alles Spam.
• Neulich auf lachschon… – Versenden Sie keine Witze oder lustige Bilder an Leute von denen Sie nicht wissen, ob diese dies schätzen.
• Abmahngefahr E-Mail! – Achten Sie aus rechtlichen Gründen stets auf die Vollständigkeit Ihrer E-Mail Signatur.

Fallen Ihnen noch weitere Punkte für die Liste ein?

Hannes Heilenkötter

Hannes Heilenkötter ist Chief Technology Officer bei blau direkt.