Fühlen Sie sich auch von der täglichen Flut von E-mails erschlagen und wissen teilweise nicht, wo Ihnen der Kopf steht?
Dann fehlt Ihnen vielleicht nur ein wenig Organisation.
Hierfür bedarf es nicht viel, sondern nur einem Mailprogramm, welches eine einfache Filterfunktionalität bietet und folgendem Wissen über die blau direkt E-mails.
Verschiedene automatisierte E-mails haben im Betreff eine eindeutige Benennung, die es Ihnen ermöglicht, ohne eine Mail zu öffnen oder anzusehen, zu erkennen welchen Inhalt die E-mail hat.
Um dieses zu ermöglichen, werden sogenannte E-mail Präfixe genutzt. Dieses sind vorangestellte Wörter oder Buchstaben Aneinanderreihungen, die möglichst Eindeutig sind.
Wie sieht ein solcher Präfix genau aus?
Machen wir die Systematik an einem der häufigsten Fälle erkennbar. Jede E-mail von blau direkt die Ihnen mitteilt, dass wir für Sie bei einem Kundendatensatz Schriftverkehr hinterlegt haben, hat im Betreff „BD-SA“. Dieses Wissen können Sie dazu nutzen, dass Sie Ihre E-mails automatisch sortieren können. Ein solcher Mailbetreff beispielsweise wie folgt aussehen:
[BD-SA] „Name des hochgeladenen Dokuments“ (Vermittler: 003934)
Welche E-mail Präfixe gibt es zur Zeit?
- [BD-SA] + [BD-SB] – Informieren Sie über neue PDF Dokumente, die bei einem Ihrer Kunden hinterlegt wurden.
- [BD-HE] – Informiert Sie über einen neuen Eintrag in der Kontakthistorie in einem Ihrer Kunden.
- [BD-MK] + [BD-VM] – Informiert Sie über eine Mahnung bei einem Ihrer Kunden.
- [BD-UNT] – Informiert Sie, dass blau direkt noch Unterlagen von Ihnen benötigt.
Wie kann ich diese Präfixe nutzen?
An Hand unseres E-mail-Postfaches zeige ich Ihnen wie einfach die Umsetzung ist. Die Funktionalität bieten natürlich auch andere E-mail-Softwareanbieter an und die Art und Weise der Einstellungsmöglichkeiten ähneln sich hierbei meist. Sprechen Sie hierzu Ihren Anbieter an.
Im blau direkt E-mail-System gehen Sie einfach auf den Punkt „Einstellungen“ und wählen die Option „Filter“ aus.
In der nun folgenden Darstellung wählen Sie eine Benennung für Ihren Filter aus und geben diese bei Filtername (1) ein. Beachten Sie hierbei, dass die Benennung so eindeutig ist, dass Sie auch noch in 5 Jahren und 20 weiteren Filtern wissen, was sich hinter dem Namen und somit Filter verbirgt.
Über den Bereich „für eingehende Nachrichten“ (2) definieren wir, wo rauf dieser Filter ansprechen soll. In unserem Beispiel soll er reagieren, wenn der Betreff „[IT-Systeme]“ enthält. Hier würden Sie auch die oben genannten Präfixe für zum Beispiel die Schriftverkehrsarchivierung eintragen.
Unter „führe folgende Aktionen aus“ (3) geben Sie an, was das E-mail-Postfach ausführen soll, wenn die oben definierte Bedingung eintritt. In unserem Beispiel wird die eingehende E-mail in den Ordner „IT-Systeme“ verschoben. Natürlich gibt es auch viele weitere Optionen, wie dass die E-mail direkt zu einem bestimmten Mitarbeiter weitergeleitet werden soll.
Was hat Ihnen dieser Filter nun gebracht?
Ihr E-mail-Postfach erhält mehr Struktur und wichtige E-mails gehen in der großen Masse nicht mehr unter. Sollten Sie Mitarbeiter haben, die zum Beispiel nur Kundenmahnungen bearbeiten, können Sie diese E-mails direkt an die richtige Stelle in Ihrem Haus weiterleiten. Dadurch kommt die E-mail genau dort an, wo Sie diese brauchen und die manuelle Weiterverteilung von Mails kann in Ihrem Haus auf ein Minimum reduziert werden.
Prozessoptimierung beginnt bei den kleinen täglichen Aufgaben.
Absolut sinnvoll sowas!
Bei Apple Mail nennt sich das „Intelligente Postfächer“.
So lassen sich (z.B. bei mir 33.000) Emails problemlos archivieren und wiederfinden.